Night Audit

• Horeca
• MBO
• Studiejaar 1

Module Back of house

• Aan het einde van deze dag weet ik wat een night audit is
  

• Ik weet hoe ik aan informatie kom voor de inhoud van een night audit
  

• Ik weet wet een night auditor in het hotel doet
  

• Ik begrijp welke cijfers belangrijk zijn en hoe ik deze moet lezen
  

De Night Audit
Ad

Wat is een night audit?

Wat is een night audit(or)?

De persoon die in de avonduren aan de receptie in een hotel werkt, verzorgt vaak ook de night audit: het controleren van de dagelijkse afrekeningen en overige administratie. De meest logische tijd om de night audit te doen is, zoals de naam al zegt, ‘s avonds, omdat het personeel dan de minste kans heeft om onderbroken te worden door overige werkzaamheden. Dit omdat veel afdelingen van het hotel zoals spa, sportruimte en restaurant dan zijn gesloten en mensen zich in hun kamers terugtrekken.

Wat is een night audit(or)?

De night audit bij een hotel is essentieel om de dag af te sluiten. Hierdoor kan men de volgende dag een frisse start maken. Tijdens de night audit worden financiële transacties geverifieerd, inkomsten gerapporteerd, de algehele operationele activiteiten verwerkt en de bezettingsgraad vastgelegd. Het volgen en controleren van alle ins en outs van de dagelijkse transacties van een hotel is niet eenvoudig en vereist een scherp oog en accuratesse.

Wat is een night audit(or)?

De meeste hotels werken met een zogeheten Property Management Systeem (DT - ONQ, WCF - MEWS, NH - IDPMS)

Deze systemen leveren veel informatie voor het management, namelijk allerlei kengetallen en omzetgegevens. Het afsluiten van het PMS systeem is de taak van de nachtmedewerker.

Welke werkzaamheden heeft een night auditor?

www.hotelprofessionals.nl

www.hotelprofessionals.nl

Wat is een night audit(or)?

De persoon die in de avonduren aan de receptie in een hotel werkt, verzorgt vaak ook de night audit: het controleren van de dagelijkse afrekeningen en overige administratie. De meest logische tijd om de night audit te doen is, zoals de naam al zegt ‘s avonds, omdat het personeel dan de minste kans heeft om onderbroken te worden door overige werkzaamheden. Dit omdat veel afdelingen van het hotel zoals spa, sportruimte en restaurant dan zijn gesloten en mensen zich in hun kamers terugtrekken.

De night audit omvat onder andere de volgende werkzaamheden:

•     Overdracht avonddienst naar dagdienst
•     Kassa telling, creditcardbetalingen en kasverschillen rapporteren
•     Omgang met geautomatiseerde systemen
•     Inchecken en uitchecken van gasten, overboekingen
  
•     Boeken van rekeningen op kamernummer
•     Service verlenen aan gasten die na sluitingstijd binnenkomen
•     Toezien op algemene veiligheid
•     Opvang van vragen en klachten van gasten gedurende de nacht
  

Check list night audit

• Openstaande rekeningen voltooien
• Rapporteren van de bezettingsgraad
• Verifiëren van kamerprijzen - pending, due out, day use
  
• Dag afsluiting - payment report, posting journal
  
• Betalingen controleren - house accounts, PM balanceren, outlets afsluiten
  
• Rapporteren - downtime report, room report, high balance report, declined CC reports
  

Night Audit Proces

In hotels met een automatisch reserveringssysteem gebeurt het opboeken van de logieskosten automatisch als de night auditor de computer hiervoor de opdracht geeft.

Dit is 1 van de vele processen die plaatsvinden tijdens de night audit. Kun je nog een ander proces benoemen wat plaatsvind tijdens de night audit?

Het rapport dat tijdens de night audit worden geprint is voornamelijk bestemd voor het management. Het rapport geeft info over:

• Kamerbezettingspercentages (Occupancy)
  
• Bedbezettingspercentages (Rooms sold)
  
• Omzetbedragen van de verschillende outlets (Revenue)
  
• Gemiddelde kamerprijzen (Revpar, ADR)
  
• Gemiddelde besteding per gast (Trev, Trevpar)
  
• Betaalde commissie
• Annuleringen
• No shows
• Overzicht herkomst reservering

Openstaande rekeningen

Om de volgende dag met een schone lei te beginnen én niet achter de feiten aan te lopen, is het verstandig om alle openstaande rekeningen te voltooien. Dit is te realiseren door gasten zo snel mogelijk te laten tekenen of te laten betalen voor hun afgenomen dienst. Hierbij valt te denken aan parkeerkosten, roomservice, gebruik van de minibar, wasserette, telefoondiensten, internetdiensten

Rapporteren bezettingsgraad

Als je in een hotel werkt heb je wel eens te maken met no-shows. Zorg ervoor dat no shows direct worden gerapporteerd, zodat de bezettingsgraad actueel is. Hierdoor kunnen potentiële hotelgasten precies zien of er een kamer beschikbaar is. Aangezien er met systemen wordt gewerkt, kan het even duren voordat de bezettingsgraad van het hotel wordt doorgestuurd en worden verwerkt naar websites zoals Hotels en Booking. Door de bezettingsgraad op tijd te rapporteren kan dit zorgen voor eventueel meer inkomsten en een snellere schakeling met de housekeeping.

Verifiëren van kamerprijzen

Het verifiëren van kamerprijzen wordt gedaan door kamerregistratierecords te vergelijken met kamerrapporten, om ervoor te zorgen dat de standaardtarieven en de werkelijke kosten hetzelfde zijn.

Met andere woorden, je checkt of de bedragen die in het systeem staan kloppen met wat er door de gasten geboekt is.

Dag afsluiting

Door de dag afsluiting kan de dagomzet met alle transacties worden opgeslagen in de PMS (Property Management System) Software en hieruit kan de balans worden opgemaakt.

Betalingen controleren

Tijdens de dag afsluiting worden alle transacties opgeslagen in de PMS Software. Het geld kan nu worden geteld. In eerste instantie worden alle pin, creditcard en op rekening betalingen opgeslagen, vervolgens wordt contant geld geteld. Wanneer er een verschil is ontstaan is, is het van belang om te achterhalen waar het verschil is ontstaan en hoe dit kan worden opgelost.

Rapporteren

Het verwerken van managementrapporten, zoals de hotelbalans en gastenfolio’s is een taak om de check-outs voor de volgende dag te verduidelijken.

De night audit is een ingewikkelde taak, vooral omdat andere voorkomende verantwoordelijkheden de rol van een nacht receptionist het niet gemakkelijk maken..

Voorbeeld week rapportage hotel

•           Aan het einde van deze dag weet ik wat een night audit is
  
  
  •     Ik weet hoe ik aan informatie kom voor de inhoud van een night audit
  
  
  •     Ik weet wat een night auditor in het hotel doet
  
  
  •     Ik begrijp welke cijfers belangrijk zijn en hoe ik deze moet lezen