Blok 8 Bijeenkomsten organiseren

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 3

Wat is een bijeenkomst?

Wat voor bijeenkomsten zou je kunnen organiseren voor een bedrijf?

Een belangrijke taak van een secretaresse is het organiseren van besprekingen, vergaderingen, conferenties en andere  zakelijke bijeenkomsten.

 Je maakt de afspraken,  regelt de ruimte en de  catering, zorgt voor de agenda en het verslag. Het is van belang dat je goed kunt plannen, organiseren en communiceren.

Eerste bedrijf

Jij werkt bij Karremans Transport op het secretariaat.                  Op het secretariaat werken drie parttime secretaresses, van wie één de persoonlijke secretaresse van de directeur Arjan Karremans is. Dat ben jij!

Bijeenkomst organiseren blz 250

Taken van secretaresse voor het organiseren van  bijeenkomst:

1. Datum en tijd plannen  - vraag na bij iedereen welke dag goed uitkomt, of stuur vergaderverzoek via de digitale agenda’s

 - als er externe bezoekers betrokken zijn bij de vergadering, is een bericht via een externe planningswebsite  (www.datumprikker.nl) een manier om snel de tijd en plaats  voor een vergadering te regelen

Taken van secretaresse bij organisatie bijeenkomst

1. Datum en tijd plannen – vervolg

- plan een bijeenkomst niet te vroeg op de dag, vanwege files, maar ook niet aan het eind van de dag, want dan zijn mensen vaak niet zo fit meer, dus: midden op de ochtend of vroeg in de middag 

2. Planning maken (in een draaiboek):

- wat moet er gedaan 

 - wie gaat het doen

- wanneer moet het klaar zijn

3. Ruimte reserveren:  

- bedrijven hebben vaak verschillende vergaderruimtes  

- soms wordt er een ruimte buiten het bedrijf gehuurd   

- als je een vergaderruimte reserveert, let dan op:

a. de ruimte moet groot genoeg zijn

b. de zaalopstelling moet geschikt zijn voor de bijeenkomst

c. de ruimte moet voor iedereen goed bereikbaar zijn met de  auto en openbaar vervoer

d. de ruimte moet beschikken over juiste voorzieningen 

e. de kosten voor zaalhuur moeten in het budget passen

4. Uitnodiging maken en versturen: zorg ervoor dat de deelnemers ruim van tevoren een uitnodiging ontvangen bij de uitnodiging voeg je een routebeschrijving plus de agenda en eventuele (vergader)stukken, je vraagt ook naar dieetwensen van de deelnemers

   

5. Catering : bij de meeste bijeenkomsten wordt koffie, thee en water geserveerd, eventueel ook een lunch  

Als je catering wilt bestellen, moet je weten:

a. voor hoeveel mensen catering nodig is

b. of er speciale dieetwensen zijn 

c. hoe laat de bijeenkomst begint en eindigt

d. hoe groot het budget is

Vier tot twee weken voor de bijeenkomst regel je de catering

6. Op de dag zelf: controleren of de zaal netjes is, de  presentatieapparatuur werkt en of de catering in orde is  

Vergaderen op afstand

Voordelen vergaderen op afstand

Nadelen vergaderen op afstand

Vergaderen op afstand, bijvoorbeeld via de telefoon (een conference call) of via internet (teams). 

Voordelen:

- deelnemers vergaderen dan vanaf hun eigen werkplek en ze hebben zo geen reistijd

- het is goedkoop, want je hoeft geen zaal te huren en catering te bestellen

- de deelnemers hebben geen reiskosten

- je kunt vergaderen met deelnemers van over de hele wereld

Vergaderen op afstand 

nadelen:

- je moet een goede verbinding hebben, want als het internet of de telefoon uitvalt, kun je niks

- het is het best lastig om een discussie te voeren met elkaar,  omdat je elkaar niet kunt aankijken

- het valt ook niet altijd mee om je gedachten erbij te houden

Aan de slag

opdracht 2 + 3 + 4 + 5 +6

Waarvoor kan je bij een bedrijf worden uitgenodigd?

Uitnodigingsbrief maken blz 289

In een uitnodigingsbrief moeten staan:

- de datum van de bijeenkomst + begin en eindtijd

- de aanleiding/het onderwerp van de vergadering of  bijeenkomst

- plaats waar de vergadering plaatsvindt (inclusief adres,  telefoonnummer en specifieke vergaderruimte)

- bij een conference call: inbelnummer en pincode

Uitnodigingsbrief maken blz 289

In de bijlagen voeg je toe:

- de agenda

- de vergaderstukken- een routebeschrijving en/of routekaart

Stuur een uitnodiging (mail of post) voor een vergadering ruim op tijd toe aan deelnemers, dan heeft iedereen nog voldoende tijd om eventuele vergaderstukken door te nemen

 

Aan de slag

opdracht: 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7 + 8 

Lancering nieuw ijsje

Maak een nieuw logo voor IJSFABRIEK de GRAAF

Maak een introductie poster voor de lancering van het nieuwe ijsje (zelf bedenken wat voor ijsje) 

Maak een prijskaartje voor het nieuwe ijsje

Aan de slag

opdracht 12 + 13 + 14 + 15 + 16

Presentatie voorbereiden blz269

Doelgroep: groep mensen voor wie het product of de informatie bedoeld is

Doel van de presentatie: wat wil je bereiken met je presentatie: bijvoorbeeld de directie overtuigen van jouw plannen of een product verkopen

Opbouw van een presentatie:

1. Opening: wacht tot je luisteraars stil zijn, trek met je opening de aandacht van je luisteraars

 Enkele manieren om te openen: 

- begin met iets dat onlangs is gebeurd

- begin met een grapje

- vertel een grappige of opvallende uitspraak die iemand ooit over jouw onderwerp heeft gedaan (een citaat) 

Opbouw van een presentatie:

2. kern: let op een duidelijke structuur verschillende methodes kunnen je daarbij helpen: 

- de KISS-methode: staat voor ‘keep it simple, stupid’ ofwel: hou het lekker gewoon 

- de VVV-methode: Vertel wat je gaat vertellen - Vertel het – Vertel wat je verteld hebt

De kracht van deze methode is de herhaling (beter onthouden)

Opbouw van een presentatie:

- kop-romp-staartmethode: elk verhaal heeft een kop en een staart, de romp verbindt de twee uiteinden 

a. de kop is het begin: inleiding op je verhaal, goede opening

b. in de romp zit de boodschap: vertel wat je wilt vertellen en zeg erbij waarom (argumenten)

 c. in de staart zit een samenvatting en een conclusie

Opbouw van een presentatie:

3. afsluiting, er zijn verschillende manieren om af te sluiten:

- samenvatting: vertel in enkele zinnen wat je verteld hebt

- maak het rond; grijp terug naar je opening en laat zien dat het probleem opgelost is

- ga met je publiek in gesprek

- vraag of iemand nog een vraag wil stellen of stel zelf 

-leg een stelling voor: discussie, het publiek is actief 

Voorbereiden: het verhaal komt beter over als je iets laat zien:

- diavoorstelling (gemaakt en vertoond met het programma PowerPoint, Prezi of Google)

- poster

- video

- demonstratie (met voorwerpen laten zien hoe je iets doet).

Bij een diavoorstelling lees je natuurlijk niet letterlijk voor wat het publiek zelf ook kan lezen, je vertelt wel iets extra's bij de dia's, gebruik een spiekbriefje

Testen van apparatuur: test altijd vooraf of alles werkt

Aan de slag

opdracht 17 + 18