Theorie Post verzorgen

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Post Verzorgen

Ingekomen poststuk

1. post in ontvangst nemen

2. je sorteert de post

3. je registreert post (papier & digitaal)

4. je kopieert, scant, print document of maakt een PDF

POST

Interne post: post die medewerkers binnen het bedrijf naar elkaar sturen

Inkomende post: poststukken die bij het bedrijf binnenkomen

uitgaande post: brieven en pakketten die een organisatie naar buiten verstuurt.

Aangetekende post

Ontvanger krijgt het poststuk alleen na tekenen voor ontvangst

Onder rembours

Degene die een pakketje ontvangt, moet voor de verzending betalen bij levering.

Post registreren

1. rechtsboven stempel: 'ingekomen d.d. 13-12-2022'

2. registreren in postregistratiesysteem (of brievenboek)

-> datum

-> afzender

-> naam ontvanger: voor wie de post bedoeld is

-> onderwerp

-> soort document: brief, verslag of uitnodiging

-> kenmerk

--> eigen nummer en vindplaats (waar kan je het terugvinden ??)

Post verspreiden

vb verslag vergadering

actie: alle deelnemers krijgen een kopie

1. inscannen en doormailen

2. dubbelzijdig kopiëren en in postvakjes doen

Wat is het verschil tussen CC en BCC bij mailen?

Uitgaande post registreren

1. datum van verzending

2. naam afzender (welke collega verstuurt het poststuk?)

3. naam geadresseerde

4. onderwerp

5. soort document: brief, verslag, uitnodiging?

6. kenmerk

Uitgaande post controleren

is de brief ondertekend?

heb je kopie gemaakt?

alle bijlagen bijgevoegd?

brief geregistreerd?

adres zichtbaar door venster?

adres compleet?

staat er een retouradres/afzender op achterkant?

wat zijn NAW-gegevens?

1. naam achternaam woonplaats
2. naam adres woonplaats

retouradres

postcode + huisnummer

voorbeeld:

7208 GA / 18

Verzendklaar maken

1. envelop kiezen

2. frankeren =  verzendkosten/portokosten  betalen

(afh. van gewicht, afmeting, bestemming en extra's zoals aangetekende post, exprespost of rouwpost)

--> brieven met antwoordnummer: gratis versturen

Speciale post

aangetekende post: de postbode vraagt de ontvanger voor een handtekening 

exprespost: spoed vesturen (komt dezelfde dag nog aan)

rouwpost: maak je poststuk herkenbaar met speciale postzegels en verzamelenveloppen (voor 40 brieven) 

--> herkenbaar voor postbode (met zorg behandelen en zsm) + track & trace door barcodenummer