Een formulier is handig, omdat er uit de ingevulde gegevens snel informatie kan worden gehaald. Voorbeeld: een hypotheekverstrekker kan met de ingevulde gegevens op een formulier een gesprek voeren met een (potentiële) klant. En commerciële bedrijven werken met bestelformulieren, waarin naar gegevens als maat, kleur, aantal en type wordt gevraagd.