Les 9 + 10 - Reserveringen verwerken behandelaars portal

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 1

Module FMIS Topdesk 

Les 9 + 10 - Reserveringen verwerken behandelaars portal

Inhoud

• Reserveerbare zaken
• Plannen van een reservering in het selfserviceportal
  
• De reserveerbare ruimte
• Het reserveerbare middel
• Reserveerbare dienst
• Goed-en afkeuring reserveringen behandelaarsportal

Reserveerbare zaken

In de praktijk komt het dagelijks voor dat ruimtes, catering, AV-middelen worden gereserveerd. 

Meestal is de Facilitaire organisatie verantwoordelijk voor het beheren en coördineren van de gereserveerde zaken en de daarbij bestelde dienstverlening.

Reserveerbare zaken zijn onder te verdelen in 3 categorieën:

• Ruimte (vergader-en of partij/event ruimte)
  
• Middelen (beamer, laptop, pointer, fiets, NS-Business Card)
  
• Dienst (koffie, thee, lunch, schoonmaak, extra beveiliging)
  

Plannen van een reservering in het selfserviceportal

Het reserveren van een ruimte of middel gaat handig via de planner. Hierin is zichtbaar welke ruimtes en middelen beschikbaar zijn.

Gebruik de filter optie om snel te kunnen zoeken naar een ruimte of object, kenmerken:

• Vestiging

• Ruimte

• Aantal personen

• Objecten

• Beschikbaarheid 

• Voorkeursfaciliteiten 

De reserveerbare ruimte

Bij het maken van een reservering wordt er gekeken naar:

• Capaciteit

• Soort opstelling

• Openingstijden

• Beschikbare audiovisuele middelen

• Beschikbare diensten

• Uitstraling van het gebouw

• Details van de ruimte

• Kosten (per uur)

Het reserveerbare middel

Een ‘reserveerbaar middel’:

• los reserveren 
• bij een ruimte boeken

Reserveerbare middelen hebben verschillende eigenschappen, zoals:

• aantal

• soort (i.v.m. groepering)

• beschikbaarheidstijden

• kosten

Het reserveerbare middel

Voorbeelden:

• NS business card
• Fiets
• Laptop
• beamer 

Het reserveerbare dienst

Er zijn veel verschillende soorten diensten, zoals:

• catering: ‘koffie en thee’, lunch en diner
• schoonmaak 
• etc. 

Eigenschappen van diensten in TOPdesk: 

• soort dienst

• kosten (per persoon/per reservering)

• beschikbaarheidstijden (te wijzigen tot)

• los te reserveren zaken kunnen tegelijk worden geboekt in één reservering

Goed- en afkeuren reserveringen 

Het FMIS is een hulpmiddel, maar niet de oplossing voor het gehele reserveringenbeheer.

Je hebt medewerkers nodig die een oogje in het zeil houden en die bijvoorbeeld checken of de gereserveerde ruimtes daadwerkelijk gebruikt worden.

Deze taak ligt bij de medewerkers van de servicedesk en behandelaarsportal:

• Akkoord geven op bepaalde gereserveerde ruimtes, diensten en middelen (behandelportaal)
• Bij bepaalde diensten en middelen dient toestemming gegeven te worden 

Opdrachten H7

• 7.02 t/m 7.19 (in TOPdesk)
• 7.20 (begrippen)  

Opdracht 7.03

> ruimte A2.15 op de Campus bestaat niet. Gebruik ruimte 1.05 Blauwe zaal Johan Cruijff straat. 

Plaats de opdrachten in je digitaal portfolio.

DENK OM HET MAKEN VAN PRINTSCREENS VOOR JE DIGITAAL PORTFOLIO VOOR DEZE MODULE.