1. aanloopfase. Deze dient om een goede sfeer te creëren.
2. planningsfase. Hierin vertelt de gespreksleider hoe het gesprek zal gaan en wat de te bespreken onderwerpen zijn, de organisatie en praktische zaken.
3. themafase. Tijdens deze fase bespreek je het thema van het gesprek inhoudelijk.
4. slotfase. Je bespreekt of alles uit de planningsfase ter sprake is gekomen. Ruimte voor vragen en afspraken vastleggen.