Evenementenmanagement les 1.3.8 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 8 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3 en 4

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Blok 1

Gastles klantbeleving

Blok 2

Terugblik Kingcanary

Evenementenlogistiek

Blok 2

werken aan je MA MENTAL HEALTH event!

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je uitleggen hoe je klantbeleving in je evenement toepast
• Kun je vertellen hoe logistiek in een evenement werkt
• Kun je vertellen hoe je jouw evenementconcept smart maakt
• Heb je met je groepje je draaiboek, plattegrond en je middelen/materialenlijst en zijn alle taken verdeeld en bekend af

Wat is, net als bij jullie, het belangrijkste onderdeel van het werk dat Niels, Esmee en Tanja doen?

1. Technische snufjes toepassen
2. Samenwerken
3. Evenementen briefen
4. Heineken buiten het nieuws houden

In de studio wordt gewerkt met en dome camera want die

1. is goedkoper
2. is opvouwbaar
3. vergt minder inzet van personeel
4. heeft een extra telelens

1. 2024
2. 2006
3. Coronatijd
4. 1999

Alles wat er in de online events gebeurt wordt verbonden in

1. het draaiboek
2. de make up kamer
3. de fotostudio
4. de regiekamer

Content en productie hebben vaak strijd bij een live event omdat

1. content belangrijker is dan productie
2. productie belangrijker is dan content
3. productie altijd meer wil en content altijd minder
4. content vaak meer wil en productie juist minder

Over hun online events mag Kingcanary

1. geen reclamemaken
2. onbeperkt reclamemaken want het is hun eigen product
3. alleen reclamemaken op YouTube
4. niet vertellen wat ze inhoudelijk doen

Alles wat er gebeurt in de live events, alle overgangen, worden vastgelegd in een

1. draaiboek
2. dagboek
3. run of show
4. log of show

het begeleiden van de klant op de vloer is

1. een extra dienst van Kingcanary die ze zelf bieden
2. nergens voor nodig, ze hebben vaak zelf een script
3. standaard bij elk online event van elke organisatie
4. kennis die Kingcanary extern inhuurt

Een goed online event kan niet zonder

1. een repetitie
2. een run of show
3. een floormanager
4. alle bovenstaande

Er wordt gebruik gemaakt van een intercom set omdat

1. je tijdens de show geen geluid mag maken
2. je tijdens de show geen tijd hebt om met elkaar te praten
3. je tijdens de show geheimhoudingsplicht hebt
4. je tijdens de show geen tijd hebt om je script te lezen

Bij de debriefing bespreekt Kingcanary;

1. of ze de opdracht aan willen nemen
2. Hun definitieve voorstel
3. wat hun idee is in grote lijnen op basis van de vraag van de klant
4. alle ideeën uit een brainstorm

Kingcanary heeft de volgende stageplaatsen;

1. PET-stages bij de events
2. MEP-stages bij online en gewone events
3. MR-stages bij contentcreatie
4. alle bovenstaande

GASTLES KLANTBELEVING

REMON HARMELWAARD

 DT EVENTS

In aanvulling hierop, en wat jij denk ik als geen ander kunt vertellen is hoe het is om te denken vanuit de organisator. Hoe ga je alles regelen voor je klant? Wat is er belangrijk voor de klant? Hoe kom je van de wens van de klant tot een positieve klantbeleving? Hoe zorg je ervoor dat je aan de verwachting van je klant voldoet en misschien wel overtreft?

WAT IS LOGISTIEK

Logistiek is een overkoepelende term voor alle activiteiten die betrekking hebben op het proces dat voorafgaat aan de levering van een eindproduct aan een klant.

Maar wat is dan evenementenlogistiek?

eevE

EVENEMENTENLOGISTIEK

Publieks-, sport en bedrijfs-evenementen

Humanitaire logistiek

Lowlands 

Pinkpop Tourstart 2015 Utrecht Koningsdag 

Congressen

Tsunami

MH17

(dit kun je niet plannen)

https://www.kennisdclogistiek.nl/system/downloads/attachments/000/000/249/original/Evenementenlogistiek_ook_evenementen_hebben_een_logistiek_concept_nodig.pdf?1498662456

Wat houdt evenementenlogistiek in?

“Evenementenlogistiek omvat de eenmalige (of laag frequente) organisatie, planning, besturing en uitvoering van de goederen- en personenstroom vanaf de inhuur en uitbesteding, via realisatie voor het publiek met als doel om tegen lage kosten, kapitaalgebruik en optimale veiligheid te voldoen aan de behoefte van de bezoeker of klant.” (Van Rijn, 2001)

HUH???

EVENEMENTENLOGISTIEK ZORGT ERVOOR DAT DE MENSEN EN SPULLEN DIE VOOR EEN EVENEMENT NODIG ZIJN OP DE JUISTE PLEK TERECHT KOMEN, OP EEN GOEDKOPE EN VEILIGE MANIER, DIE DE KLANT EN BEZOEKER PRETTIG VINDEN.

obv draaiboek

opbouw / afbouw af

zicht op werkschema's

afstemming opeenvolgende werkzaamheden

medewerkers aansturen

voortgang activiteiten bewaken

toeleveranciers instrueren

logistiek regelen

EVENEMENTEN LOGISTIEK IS COMPLEX

Timing is alles – er is vaak een zeer strak schema waarbinnen alles moet gebeuren want het event heeft een vaste datum

Er zijn er veel items die getransporteerd moeten worden, van grote podiumconstructies en technische apparatuur tot machines voor op een beurs

Daarnaast zijn er vaak complexe eisen op het gebied van beveiliging en veiligheid met strenge regels voor wat er op de locatie mag komen en hoe het moet worden behandeld

En dan hebben we het nog niet eens over de mensenstroom

VERSCHILLENDE SOORTEN EVENEMENTEN

• De bezoekersaantallen worden steeds groter
•  De evenementen worden steeds extremer
• Als het fout gaat, dan gaat het goed fout!

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (1)

Dance Valley in recreatiegebied Spaarnwoude trok dat jaar 90.000 bezoekers. Na afloop liep het helemaal uit de hand omdat er voor duizenden bezoekers geen vervoer was. En het noodwaar was. Kleumende feestgangers moesten daardoor uren in de regen lopen. Ze liepen zelfs in paniek de snelweg op. Enkele tientallen mensen moesten met onderkoelingsverschijnselen naar het ziekenhuis.

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (2)

De problemen waren voorspelbaar, maar ontstonden door een slechte voorbereiding. De organisatoren hadden onvoldoende kennis en capaciteit om een evenement van dergelijke omvang te kunnen realiseren.

Ook de gemeente Velsen en de politie schoten te kort bij het verlenen van de vergunning. Ze hadden onvoldoende inzicht om de vervoersproblemen aan te zien komen

LOGISTIEKE DOELSTELLINGEN EERST BEPALEN

• Op tijd en voldoende beschikbaar zijn van faciliteiten en verbruiksgoederen (leverbetrouwbaarheid)
• Snel kunnen reageren op wisselende vraag naar diensten en of producten (flexibiliteit)
  
• Het ontwerpen van een veilige infrastructuur voor het evenement, waarbij grote, onbedoelde, opeenhopingen van mensen en lange wachtrijen dienen te worden vermeden (doorlooptijd)
  

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?

• hiervoor heb je een plattegrond nodig...

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?

• De plattegrond!
• Met behulp van een goede tekening (de plattegrond) geeft jij als eventmanager alle betrokken partijen inzicht in jouw ideeën voor het evenement. 
  
• De tekening is de basis.
  
• Als alle onderdelen van een evenement zijn ingetekend, dan weet je zeker dat de opstelling past binnen het aangegeven terrein en kom je niet voor verrassingen te staan
  

maak je evenement SMART!

Specifiek -  wat is het event?

Meetbaar - hoeveel deelnemers/bezoekers willen jullie?

Acceptabel - valt het binnen het Mental Health Week thema?

Realistisch - is het echt uitvoerbaar?

Tijdgebonden - van hoe laat tot hoe laat/hoe lang duurt het event?

VERDER MET JE EVENT!

1. zorg dat je event SMART is uitgewerkt
2. zijn alle taken verdeeld?
3. is de planning af?
4. heb je alle middelen bepaald en geregeld?
5. werk je planning bij
6. maak het draaiboek af
7. zorg voor publiciteit vooraf en tijdens MA MENTAL HEALTH WEEK

workshop hakken in de Dintelzaal met DJ (HAK is een groentemerk, supergezond, hakken is bewegen, muziek vinden jullie leuk, hardcore past bij de doelgroep)

VOLGENDE WEEK:

• MA MENTAL HEALTH WEEK!