Evenementenmanagement les 1.3.9 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 9 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3 en 4

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

PROGRAMMA 

VANDAAG

Blok 1

Terugblik DT Events

Evenementenlogistiek

Blok 2

Portfolio's

Hoe sta je ervoor?

Blok 2

Tweak de MA MENTAL HEALTH events!

Portfolio reflectie

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je vertellen hoe logistiek in een evenement werkt
  
• Kun je vertellen hoe je ervoor staat met betrekking tot je portfolio/eindexamen


• Heb je jullie event getweaked

Wat is het thema / motto / werkwijze van DT Events?

1. Ontmoeten met actie
2. Ontmoeten met aandacht
3. Evenementen met aandacht
4. Feesten met actie

DT heeft als doel:

1. Mensen met elkaar verbinden door middel van sport
2. Mensen in hun waarde laten
3. Mensen met elkaar verbinden door middel van plezier
4. Mensen in hun waarde laten door middel van sport en plezier

DT is actief in:

1. Brabant en Limburg
2. De Zaanstreek
3. De Randstad
4. De Achterhoek

Wat staat centraal bij de events van DT events?

1. de locatie
2. de visie
3. de weersomstandigheden
4. de doelgroep

Welke stelling is juist?

1. Door goed doelgroeponderzoek is DT Events uniek in het aanbieden van goedkope events
2. Door goed kostenonderzoek is DT Events uniek in het aanbieden van goedkope events
3. Door goed locatie-onderzoek is DT Events uniek in het aanbieden van creatieve events
4. Door goed doelgroeponderzoek is DT Events uniek in het aanbieden van creatieve events

Wat is voor een bedrijf de belangrijkste reden om een leuk bedrijfsfeest te organiseren?

1. De werksfeer verbetert wanneer mensen enthousiast zijn over het bedrijf waar ze werken
2. De werksfeer verbetert wanneer mensen op het werk relaties met elkaar krijgen
3. Een leuk bedrijfsfeest is goed voor het imago als je het op social media plaatst
4. Het is belangrijk dat mensen overwerken en extra tijd op hun werk doorbrengen, dat schept een band

Wat zijn de 5 stappen voor het organiseren van een event die DT Events toepast

1. 1. brainstorm, 2. planning & organisatie, 3. budgetteren, 4. marketing & promotie, 5. uitvoering & evaluatie
2. 1. concept, 2. doelgroeponderzoek, 3. locatie & logistiek, 4. marketing & promotie, 5. uitbesteding aan derde
3. 1. concept, 2. planning & organisatie, 3. locatie & logistiek, 4. marketing & promotie, 5. uitvoering & evaluatie
4. 1. concept, 2. kostenraming, 3. locatie & logistiek, 4. inkoop, 5. uitvoering & evaluatie

Wat is een klantcasus?

1. een waargebeurd voorbeeld van een opdracht voor een klant
2. een fictief (bedacht) voorbeeld van een opdracht voor een klant
3. een waargebeurd voorbeeld van een opdracht voor een klant van een ander bedrijf
4. dat bestaat helemaal niet, dat woord is zelfbedacht

Bij de klantcasus van DT Events moest de doelgroep iets doen buiten hun comfortzone waardoor

1. ze allemaal ziek werden en nooit meer in een korte broek willen lopen
2. ze tot nieuwe oplossingen kwamen en al het budget op was om dit uit te voeren
3. ze tot nieuwe oplossingen kwamen en al deze mensen ergens anders zijn gaan werken
4. ze tot nieuwe ideeën en oplossingen kwamen en ze nog steeds marktleider zijn

Welke som is waar (volgens DT Events en ja, dat is zo):

1. Outside de box denken + een goede planning = een postief resultaat
2. Outside de box denken + een goede planning = een negatief resultaat
3. Outside de box denken + een beperkt budget = een postief resultaat
4. Inside de box denken + een goede planning = een postief resultaat

DT Events werd gerepresenteerd door:

1. Eigenaar Remon en ex-MA student Henny
2. Eigenaar Peter en ex-MA student Sonny
3. Eigenaar Remon en ex-MA student Sonny
4. Eigenaar Sonny en ex-MA student Remon

de 5 stappen voor een event

1. concept

2. planning & organisatie

3. locatie & logistiek

4. markting & promotie

5. uitvoering & evaluatie

WAT IS LOGISTIEK

Logistiek is een overkoepelende term voor alle activiteiten die betrekking hebben op het proces dat voorafgaat aan de levering van een eindproduct aan een klant.

Maar wat is dan evenementenlogistiek?

eevE

EVENEMENTENLOGISTIEK

Publieks-, sport en bedrijfs-evenementen

Humanitaire logistiek

Lowlands 

Pinkpop Tourstart 2015 Utrecht Koningsdag 

Congressen

Tsunami

MH17

(dit kun je niet plannen)

https://www.kennisdclogistiek.nl/system/downloads/attachments/000/000/249/original/Evenementenlogistiek_ook_evenementen_hebben_een_logistiek_concept_nodig.pdf?1498662456

Wat houdt evenementenlogistiek in?

“Evenementenlogistiek omvat de eenmalige (of laag frequente) organisatie, planning, besturing en uitvoering van de goederen- en personenstroom vanaf de inhuur en uitbesteding, via realisatie voor het publiek met als doel om tegen lage kosten, kapitaalgebruik en optimale veiligheid te voldoen aan de behoefte van de bezoeker of klant.” (Van Rijn, 2001)

HUH???

EVENEMENTENLOGISTIEK ZORGT ERVOOR DAT DE MENSEN EN SPULLEN DIE VOOR EEN EVENEMENT NODIG ZIJN OP DE JUISTE PLEK TERECHT KOMEN, OP EEN GOEDKOPE EN VEILIGE MANIER, DIE DE KLANT EN BEZOEKER PRETTIG VINDEN.

obv draaiboek

opbouw / afbouw af

zicht op werkschema's

afstemming opeenvolgende werkzaamheden

medewerkers aansturen

voortgang activiteiten bewaken

toeleveranciers instrueren

logistiek regelen

EVENEMENTEN LOGISTIEK IS COMPLEX

Timing is alles – er is vaak een zeer strak schema waarbinnen alles moet gebeuren want het event heeft een vaste datum

Er zijn er veel items die getransporteerd moeten worden, van grote podiumconstructies en technische apparatuur tot machines voor op een beurs

Daarnaast zijn er vaak complexe eisen op het gebied van beveiliging en veiligheid met strenge regels voor wat er op de locatie mag komen en hoe het moet worden behandeld

En dan hebben we het nog niet eens over de mensenstroom...

VERSCHILLENDE SOORTEN EVENEMENTEN

• De bezoekersaantallen worden steeds groter
•  De evenementen worden steeds extremer
• Als het fout gaat, dan gaat het goed fout!

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (1)

Dance Valley in recreatiegebied Spaarnwoude trok dat jaar 90.000 bezoekers. Na afloop liep het helemaal uit de hand omdat er voor duizenden bezoekers geen vervoer was. En het noodwaar was. Kleumende feestgangers moesten daardoor uren in de regen lopen. Ze liepen zelfs in paniek de snelweg op. Enkele tientallen mensen moesten met onderkoelingsverschijnselen naar het ziekenhuis.

DANCE VALLEY 2001 DRAMA, VOORBEELD VAN EEN EVENEMENT WAAR DE LOGISTIEK FOUT GING (2)

De problemen waren voorspelbaar, maar ontstonden door een slechte voorbereiding. De organisatoren hadden onvoldoende kennis en capaciteit om een evenement van dergelijke omvang te kunnen realiseren.

Ook de gemeente Velsen en de politie schoten te kort bij het verlenen van de vergunning. Ze hadden onvoldoende inzicht om de vervoersproblemen aan te zien komen

LOGISTIEKE DOELSTELLINGEN EERST BEPALEN

• Op tijd en voldoende beschikbaar zijn van faciliteiten en verbruiksgoederen (leverbetrouwbaarheid)
• Snel kunnen reageren op wisselende vraag naar diensten en of producten (flexibiliteit)
  
• Het ontwerpen van een veilige infrastructuur voor het evenement, waarbij grote, onbedoelde, opeenhopingen van mensen en lange wachtrijen dienen te worden vermeden (doorlooptijd)
  

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?

HOE WEET JE WAAR ALLES HEEN MOET OP EEN EVENEMENT?

• De plattegrond!
• Met behulp van een goede tekening (de plattegrond) geeft jij als eventmanager alle betrokken partijen inzicht in jouw ideeën voor het evenement. 
  
• De tekening is de basis.
  
• Als alle onderdelen van een evenement zijn ingetekend, dan weet je zeker dat de opstelling past binnen het aangegeven terrein en kom je niet voor verrassingen te staan
  

Het examinerend keuzedeel Evenementenmanagement wordt beoordeeld op:

• Jouw aanwezigheid bij de lessen en tijdens de oefenopdrachten en bij de examenopdracht;
  
• Observatie van jouw gedrag bij de lessen en tijdens de oefenopdrachten en bij de examenopdracht, vanuit de kerntaak en de werkprocessen;
  
• De voor het examen vereiste onderdelen, de bewijsstukken, die je inlevert in Teams (je examenportfolio);
  
• De beoordeling van het examen.
  

STARTT REFLECTIE

• Vandaag is de laatste les van P3. 
• Volgende periode gaan we heel gericht aan het examen werken. 
• Kortom, het is belangrijk om te weten hoe je ervoor staat! 
• Daarom maken we nu een STARTT-reflectie, waardoor je inzicht krijgt in hoe je ervoor staat en wat je nog moet doen om goed voorbereid je examen in te gaan.

Hoe is jouw beoordeling op dit moment?

1. Hoe is jouw aanwezigheid tot nu toe?
2. Hoe is jouw gedrag tijdens de lessen en excursies en opdrachten?
3. Heb je altijd alles naar voorwaarde ingeleverd? (je portfolio!)

Maak een STARRT-reflectie op jouw eigen prestaties tot nu toe. Doe dit via de opdracht in Teams.

KLAAR? TWEAK JE EVENT OF DAT VAN EEN ANDERE GROEP!

1. MOET JOUW EVENT NOG BIJGEWERKT? GA AAN DE SLAG
2. IS JULLIE EVEN NIET DOORGEGAAN, GEEF HET EEN TWEEDE KANS
3. IS JE EVENT AL GEWEEEST? EVALUEER HET!
4. BEN JE KLAAR? HELP EEN ANDERE GROEP!

VOLGENDE WEEK:

EINDWEEK!