Evenementenmanagement les 1.3.6 MEP/MR

• Evenementenmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

LES 6 KEUZEDEEL EVENEMENTENMANAGEMENT

(EVEN)

Periode 3

Marty Bosman

Mediaproducer / Mediaredactiemedewerker

PROGRAMMA VOOR VANDAAG

Terugblik bezoek aan AMAZE

Instructie uitvoering event

Feedback op de opdracht per team

Tuesday We Take Over!

LEERDOELEN 

Na de les van vandaag:

• Kun je vertellen wat AMAZE uniek maakt als evenementenlocatie
• Heb je met je team alle voorbereidingen getroffen om jullie evenement uit te voeren want er is een draaiboek, een benodigdhedenlijst en een taakverdeling
• Kun je vertellen aan welke regels je moet voldoen rondom de veiligheid van je evenement

Wat heb je gezien of gehoord bij een van de locatiebezoeken aan Up Events, Paradiso of Amaze dat je toepast bij jullie evenement?

Bespreek vandaag

• Wat moet er gebeuren, wat is het programma? Wat zijn die activiteiten?
• Hoe lang moet het duren, van wanneer tot wanneer?
• Moeten mensen zich aanmelden en hoe?
• Is er een bepaalde indeling of opstelling?
• Hoe richt je de ruimte in? Kun je dat zelf of is daar hulp bij nodig?
• Welke mensen en middelen zijn er nodig?
• Welke risico's zijn er en wat is plan B?
• Vul dit aan op je draaiboek

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

EVENEMENTEN-MANAGEMENT

Focus vanuit het Kwalificatiedossier: Het regelen en coördineren van de inrichting van ruimtes en installatie van materialen

We gaan hieraan werken door middel van ons eigen event; Tuesday we take over!

Inrichting van de ruimte; EVENT

(D1-K1-W4 Regelt en coördineert de inrichting van ruimtes en installatie van materialen)

Voorbereiding 1 april grap of:

Concept Tuesday we take over per team

Brainstorm in teams

Tuesday we take over / Disrupting Tuesday

1 dag knallen op 1 april

En een 1 april grap!

Event voorbereiden en uitvoeren

Concepting

Uitwerking events

Verdeling rollen, taken, etc.

Schema voor de dag / draaiboek

Thema’s voor de dag (challenges etc.)

Speciale aandacht voor de inrichting van de ruimtes

Indeling teams

Contact met andere opleidingen?

Focus op inrichting van de ruimte en de uitvoering van de events op dinsdag

De 5 stappen voor een event

1. concept, doelgroep en doelstelling

2. planning & organisatie

3. locatie & logistiek

4. markting & promotie

5. uitvoering & evaluatie

De uitvoering van jullie event

• Stem je event af met Mira Voorn, hoofd facilitair van MA. Mira kan ook om jullie draaiboek vragen dus zorg dat je dat meeneemt! Dat moet vandaag!
  
• Opbouwen en afbreken moet zorgvuldig worden gedaan. 
  
• Opruimen en uitnodigen en posters opruimen aan het einde van je event, stem dat af als je nog les hebt!
  
• Plakken op een logische manier en op de juiste plekken.
  
• Om te kunnen beoordelen maken jullie foto's en een video. Een korte vlag of verslag. Dat leveren ook in (volgende week bij de evaluatie).

Voldoet jullie even aan alle voorwaarden?

• Het evenement vindt plaats op 1 april.
  
• Locatie is op het Mediacollege Amsterdam op een centrale plek.
  
• Het moet de doelgroep aanspreken en aanzetten om eraan deel te nemen en/of erbij aanwezig te zijn.
  
• Jullie moeten de doelgroep actief aansporen om erbij aanwezig te zijn.
  
• Het mag interactief zijn, maar dat moet niet.
  
• Bij het event wordt rekening gehouden met de beperkingen van het gebouw en de omgeving, zoals met betrekking tot geluid of ander mogelijk overlast. Stem je plannen af met de afdeling Facilitair op school.
  
• Er is maximaal 100 euro budget voor de hele groep, voor de uitvoering van het event. Dus niet voor snacks etc. Vooraf vraag je toestemming aan de docent voor de uitgave en achteraf lever je een bonnetje in. Dit budget mag worden gebruikt maar hoeft niet op.
  
• De evenementen vinden plaats in de pauze(s) om de lessen niet te verstoren.

Bespreek vandaag

• Wat moet er gebeuren, wat is het programma voor die dag? Wat zijn die activiteiten?
• Hoe lang moet het duren, van wanneer tot wanneer?
• Moeten mensen zich aanmelden en hoe?
• Is er een bepaalde indeling of opstelling?
• Hoe richt je de ruimte in? Kun je dat zelf of is daar hulp bij nodig?
• Welke mensen en middelen zijn er nodig?
• Welke risico's zijn er en wat is plan B?
• Vul dit aan op je draaiboek en zorg dat dat af is!

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Uitvoering en evaluatie

Voorbereidingen op de dag zelf

• Op tijd aanwezig zijn
  
• Staat alles klaar?
  
• Welke problemen moeten er worden opgelost?
  

Uitvoering van het evenement

• Dit staat beschreven in je draaiboek!
  
• Hou een briefing met je team
• Jullie bouwen samen af, stem dit met je docent af.

Evaluatie

• Wat ging er goed? Wat kan beter?
• Maak foto's van de dag en een video

Wat voor soort personeel is er? (vrijwilligers en betaald)

Wat voorten mensen heb je nodig? (verschillende taken, verschillende momenten, verschillende verantwoordelijkheden, verschillende niveaus)

Als eerst in kaart brengen, hoe doe je dat?

Wanneer gebruik je vaste mensen en wanneer gebruik je tijdelijk personeel?

Waarom gebruik je vrijwilligers?

Hoe weet je wanneer je ze in moet zetten? 

Hoe weet je wanneer je mensen hun uren werken? 

Maak een personeelsplanning. Hoe maak je dat? 

Hoeveel mensen heb je per uur nodig? (je personeelsbehoefte)

Maak een pool

Is jullie evenement SMART?

Specifiek -  wat is het event?

Meetbaar - hoeveel deelnemers/bezoekers willen jullie?

Acceptabel - valt het binnen het Mental Health Week thema?

Realistisch - is het echt uitvoerbaar?

Tijdgebonden - van hoe laat tot hoe laat/hoe lang duurt het event?

Dan kunnen we volgende week evalueren hoe dit is gegaan.

VOLGENDE WEEK:

Gastles George O Janssen

Innovatieleider Popmuziek OBA NEXT

over tour Management 

Evaluatie Tuesday we take over
vanuit Kwalificatiedossier kerntaken en werkprocessen