24boost Financieel afhandelen kantoorzaken

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken

Boom Digitaal

MA2 - 25 mei 2021

(Kantoor)voorraad

• Hoeveelheid die voor handen is
• Voorbeelden: papier, cartridges, schrijfgerei, schrijfblokken, nietmachines, perforators
• Soms ook: koffie, thee etc. of kantoormeubilair zoals ladeblokken, hangmappen en soms ook usb-sticks, mobiele telefoons.

Voorraadbeheer

• Alle activiteiten rond het bestellen en in voorraad houden van goederen
• Logistiek = beheersen van de goederenstroom.
• Voorraadbeheer is logistiek proces: inkoop, ontvangst, opslag, uitgifte en administratie van kantoorartikelen.
• Voorraadbeheer en controle
• Zelf bestellen of via leverancier
• Bestelfrequentie en kostenbewustzijn
• Kwantumkorting
• Standaard bestellijst samenstellen en aanpassen

Administratie

• (Bepalen) minimumvoorraad
• Bijhouden van de voorraad (digitaal in een voorraadspreadsheet)  en regelmatig tellen
• Administratieve voorraad vs daadwerkelijke voorraad
  
• Signaleren tekorten en overschotten
• Contact met leverancier

Minimumvoorraad

• Beginvoorraad bepalen
• Minimumvoorraad bepalen
• Formule: Minimumvoorraad = afzet x levertijd. Afzet (per dag) = afname van een artikel in een bepaalde periode : het aantal dagen in die periode
• Minimumvoorraad en voorraadspreadsheet
• Let bij het bestellen op de levertijd en het bestelmoment

Levensmiddelenvoorraad

• Te maken met houdbaarheidsdata (geldt ook voor cartridges!)
• THT: bij voedingsmiddelen die niet snel bederven. Garantie tot deze datum, na deze datum nog wel zonder gevaar te gebruiken. Kwaliteit gaat wel achteruit. Wel onderscheid tussen ongekoelde en gekoelde producten.
• TGT: bederfelijke voedingsmiddelen. Moet altijd een bewaarinstructie op staan 

Offertes aanvragen

• Logisch om bij meerdere leveranciers offertes op te vragen en prijzen en aanbod te vergelijken. Soms kan dit ook via een website.
• Let ook op betrouwbaarheid en snelheid van de levering, kwaliteit, garantie, onderhoudscontracten, betalingsvoorwaarden etc. 

Offertes

• Vaste en vrijblijvende offertes
• Onderdelen van een offerte (zie theorie)
• Kortingen: kwantumkorting, staffelkorting
• Prijs inclusief en exclusief btw

Kritisch goederen inkopen

• Koopcyclus en leveranciersvergelijking
• Budget
• Prijs-kwaliteitverhouding
• Decision Making Unit (DMU)

Inkoopregister

Lees dit goed door. 

Vind ik wat minder belangrijk. 

Maak nu de opdrachten 

5  -  6  -  7  -  10

11  -  12 - 14 - 19

Beheren en financieel afhandelen van kantoorzaken

Boom Digitaal

MA2 - 8 juni 2021

Bestellen

• Verschil tussen inkopen en bestellen
• Inkopen: nieuwe afspraken met leverancier. 
• Afsluiten overeenkomst om nu of later een hoeveelheid goederen te krijgen tegen een zo gunstig mogelijke prijs en gunstige voorwaarden.
• Bestellen: routinehandeling op basis van eerder gemaakte afspraken.
• Manieren om te bestellen: telefonisch, schriftelijk, elektronisch, persoonlijk bij vertegenwoordiger, mondeling bij verkoopbalie

Bestelling, order en ordertraject

• Bestelling en order is hetzelfde
• Ordertraject: stappen die doorlopen worden vanaf het opnemen van een bestelling tot en met de levering en betaling van de producten
• Bestelling - bevestiging - levering - (track-en-tracecode) - bezorging - controleren levering - betaling
• Aankopen eventueel afstemmen met andere afdelingen

Bestelbon en orderbevestiging

• Bestelbon: overzicht van wat je besteld hebt. Tegenwoordig vaak digitaal (op scherm)
• Orderbevestiging: bevestiging van de bestelde artikelen.
• Op de orderbevestiging staat het bestelnummer (ordernummer of inkoopordernummer). Dit nummer staat ook op de pakbon en de factuur. Met dit nummer kan de leverancier de bestelling terugvinden in het systeem
• Elementen van een orderbevestiging (zie theorie)

Controleren levering en retourzending

• Controleren: kwalitatieve controle en kwantitatieve controle
• Checken bestelling, orderbevestiging, vrachtbrief en pakbon
• Belang van controleren van de levering
• Bij akkoord betaling factuur
• Retourneren van artikelen (contact met leverancier of retourprocedure volgen)

Checklist ordertraject

VK-17 is een samenvatting van het voorgaande. Hierin zijn de verschillende achtereenvolgende onderdelen van het ordertraject beschreven. 

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden

• Algemene voorwaarden maken duidelijk welke rechten en plichten klant en leverancier hebben.
• Voorbeelden: regeling rondom retouren, klachtenregeling
• Leverings- en betalingsvoorwaarden zijn onderdeel van algemene voorwaarden
• Wettelijke verplichting webshops

Algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden

• Leveringsvoorwaarden beschrijft alles wat met verkoop en levering te maken heeft (levertijd, garantie, annulering bestelling, bezorg-/ verzendkosten)
• Betalingsvoorwaarden gaan over de wijze waarop betaling van facturen plaats moet vinden.

Facturen

• Eisen aan facturen (Belastingdienst)
• Factuurnummer 
• Controleren van facturen en eventueel contact met leverancier
• Btw
• Controleren, goedkeuren en verwerken van facturen
• Acties bij onjuiste gegevens op factuur
• Betalingstermijn - indien niets is vastgelegd vaak 30 dagen, vaak is dit opgenomen in de voorwaarden of in offerte of factuur

Samenwerking met Financiën

• Controle afdelingskas
• Bijgestelde factuur
• Urenadministratie project
• Budget (kerstpakketten)
• Debiteuren (klanten die op rekening gekocht hebben, het bedrijf krijgt nog geld, een vordering)
• Crediteuren (leveranciers die op rekening geleverd hebben, het bedrijf moet nog geld betalen, een schuld)

Maak nu de opdrachten

20 - 21 - 22 - 23 - 24 - 26 - 27