Les 8: Inkoop

• Sales
• MBO
• Studiejaar 2

Les 8: Inkoop

Wat is het doel van deze les:

• Dat je weet welke niveaus van inkoopbeslissingen er bestaan;
• Welke factoren meewegen in het maken van een inkoopbeslissing;
• Hoe een inkoopproces eruit ziet.

Wat weet je nog?

Wat gaan we deze les doen:

• Niveaus inkoopbeslissingen
• Meespelende factoren
• Inkoopproces

Inkoop

De functie van inkoop is ervoor te zorgen dat de inkomende goederenstroom zo goed mogelijk aansluit bij de wensen en eisen van de klant en van de overige afdelingen in het bedrijf.

Inkoop is niet hetzelfde als bestellen. Bij inkoop denk je na over welke diensten, goederen of grondstoffen je precies nodig hebt, selecteer je de juiste leveranciers hiervoor en maak je gunstige inkoopafspraken met deze leveranciers.

Bij bestellen voer je meer routinematig een handeling uit waarbij je ervoor zorgt dat er producten of grondstoffen worden geleverd.

Een goede inkoop zorgt ervoor dat:

De juiste goederen worden ingekocht;

Tegen de juiste prijs;

In de juiste hoeveelheid;

Op de juiste plaats;

Op het juiste tijdstip;

Met de juiste kwaliteit;

Tegen de laagst mogelijke kosten.

Niveaus van inkoopbeslissingen

Om tot een goede inkoop te komen, moeten inkoopbeslissingen worden genomen. Inkoopbeslissingen gaan over de goederen of diensten die je besluit in te kopen. Er zijn inkoopbeslissingen op drie niveaus:

Strategische beslissingen

Tactische beslissingen

Operationele beslissingen

Niveaus van inkoopbeslissingen

Strategische beslissingen hebben betrekking op de primaire activiteiten van jouw bedrijf op de langere termijn. Welk soort diensten en artikelen worden ingekocht? Welk assortiment hanteert het bedrijf? Welke omzet en servicegraad wil het bedrijf bereiken?

Tactische beslissingen hebben te maken met de manier waarop je je strategische doelen wilt bereiken. Met hoeveel en met welke leveranciers wil je bijvoorbeeld samenwerken? En wil je alles laten maken of wil je je producten zelf produceren?

Niveaus van inkoopbeslissingen

Operationele beslissingen gaan over de praktische uitvoering van het inkoopproces. 

Welke specifieke producten of diensten wil je inkopen? Hoe zorg je ervoor dat je voorraad niet te groot en niet te klein is?

Jij voert voornamelijk de inkoop uit op operationeel niveau en kunt advies geven voor inkoopbeslissingen op hoger niveau. 

Verder hangt het voornamelijk af van de grootte van het bedrijf waar je werkt, welke taken je precies hebt. In grotere bedrijven wordt de inkoop van goederen meestal geregeld vanuit de afdeling Inkoop. In kleinere bedrijven heb jij meer taken rondom inkoop. Je houdt je hierbij wel altijd aan het inkoopbeleid van het bedrijf.

Inkoopdoelstellingen

Op strategisch niveau gaat het over het inkoopbeleid van het bedrijf. In het inkoopbeleid staat beschreven welke doelen bereikt moeten worden met de inkoop en welke middelen je kunt inzetten om deze doelen te bereiken. Inkoopdoelstellingen zijn afgeleid uit de organisatiedoelstellingen. Ze hangen ook samen met de door het bedrijf geformuleerde verkoop- en/of productieplannen en met de gewenste voorraadgroottes.

Strategische inkoopdoelstellingen zijn bijvoorbeeld gericht op:

• Het verlagen van de inkoopkosten;
• Het verminderen van toeleveringsrisico’s;
• Het verhogen van de kwaliteit van producten en leveranciers;
• Het verbeteren van de inkoopfunctie en het bedrijfsproces.

Inkoopstrategie

Hoe het inkoopproces moet verlopen om de gestelde doelen te bereiken, staat beschreven in een inkoopstrategie. 

Deze procedures en richtlijnen hebben betrekking op diverse gebieden. Zo moet het logistieke proces in orde zijn en de inkomende goederen moeten op tijd binnenkomen. Ook de juiste besteltijd moet in acht worden genomen. Het bepalen van de juiste hoeveelheid is een vak op zich. Het doorgeven van de bestelling is slechts een klein onderdeel van het hele inkoopproces.

De inkoopdoelstellingen op strategisch niveau worden in inkoopactieplannen vertaald naar concrete activiteiten en afspraken waarmee de doelstellingen moeten worden gehaald. Inkoopactieplannen worden uitgewerkt voor de korte termijn van één tot twee jaar.

Zo kun je als bedrijf goed inspelen op de markt die snel kan veranderen.

Opdracht

Werk in tweetallen; jullie gaan een inkoopstrategie voor de Bijenkorf ontwikkelen.

1. Onderzoek de huidige markt en klanten van De Bijenkorf:

Beschrijf kort wie de doelgroep is van De Bijenkorf.

Identificeer de belangrijkste productcategorieën die De Bijenkorf aanbiedt.

2. Analyseer de productselectie:

Je kiest de productcategorie jeans.

Bepaal welke merken binnen deze categorie momenteel goed verkopen en welke minder goed.

3. Voorstel voor nieuwe producten:

Zoek naar drie nieuwe merken of producten binnen de gekozen categorie die De Bijenkorf zou kunnen toevoegen aan hun assortiment.

Motiveer je keuzes: Waarom denk je dat deze merken/producten goed zouden verkopen bij De Bijenkorf?

Opdracht

4. Voorraadbeheer:

Stel een eenvoudige manier voor om de voorraad van de nieuwe producten bij te houden en te beheren.

Hoe zorg je ervoor dat populaire producten altijd op voorraad zijn en dat minder populaire producten niet te veel ruimte innemen?

5. Klanttevredenheid:

Bedenk twee manieren waarop De Bijenkorf de inkoopstrategie kan gebruiken om de klanttevredenheid te verhogen.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld kortingen, exclusieve aanbiedingen, of een verbeterde winkelervaring.

Verwerk deze opdrachten in een korte presentatie. De presentatie gaan we vervolgens in tweetallen ook geven.

Welke factoren wegen mee?

Bij het nemen van inkoopbeslissingen zorg je ervoor dat je de juiste goederen inkoopt, in de juiste hoeveelheid en tegen de juiste voorwaarden. Hoe je inkoopbeslissingen neemt, hangt af van:

Of je centraal of decentraal inkoopt;

Of je een DMU instelt;

Of je producten zelf maakt of dit uitbesteedt (make or buy);

Welk leveranciersbeoordelingssysteem je toepast.

Het inkoopproces

Bij het nemen van inkoopbeslissingen moet je altijd rekeningen houden met andere bedrijfsonderdelen, zoals productie, marketing en verkoop. Ook houd je rekening met de gewenste voorraadgrootte en leveringstermijn.

Het inkoopproces bestaat uit de volgende stappen:

• Behoefte bepalen
• Leveranciers vergelijken
• Een leverancier kiezen
• Afspraken vastleggen
• De levering bewaken
• Het proces evalueren

Het inkoopproces

Leveranciers vergelijk je met elkaar op basis van offertes. Hierbij werk je van een longlist naar een shortlist. Tot slot blijven er één of enkele leveranciers over waarmee je zaken wilt doen. Een andere manier om aan geschikte leveranciers te komen, is door het uitschrijven van een aanbesteding. Hiermee nodig je leveranciers uit om zichzelf aan jou te presenteren.

Als je uiteindelijk bestellingen gaat plaatsen, moet je rekening houden met andere afdelingen van het bedrijf, zoals de productieafdeling of de afdeling Marketing of Verkoop. Ook houd je rekening met de gevolgen die je inkoop heeft voor je voorraden.

Inhoud portfolio

Presentatie van je inkoopstrategie voor de Bijenkorf