Inleiding basistaak assistant business service

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

Welkom bij Business Services

WELKOM BIJ
BUSINESS SERVICES

DEZE LES

1. Je bent op tijd in de les.
2. Je neemt een eigen device mee naar mijn les.
3. Je maakt opdrachten en levert deze op tijd in.
4. Jas uit, pet/muts etc. af.
5. In het lokaal mag je alleen water drinken, niet eten.
6. Telefoons op zacht en in je tas (niet in je zak).

1. Wat doet een medewerker Assistent Business Services?
2. Welke houding is belangrijk?
3. Hoe zorg je voor een fijne werkplek?

Inleiding basistaak ASSISTANT BUSINESS SERVICES

Wat doet een medewerker Assistent Business Services?

Een medewerker Assistent Business Services helpt bij administratieve en ondersteunende taken in een bedrijf. Denk aan e-mails beantwoorden, documenten ordenen en klanten ontvangen.

Welke houding is belangrijk?

Je werkt netjes, helpt collega’s en klanten vriendelijk en blijft rustig, ook als het druk is. Je bent betrouwbaar en zorgt dat je werk op tijd af is.

Hoe zorg je voor een fijne werkplek?

Een veilige en prettige werkplek is opgeruimd en goed georganiseerd. Je let op je houding tijdens het werken en zorgt voor een gezonde werkplek, bijvoorbeeld door regelmatig te bewegen.

Basiswerkzaamheden

Als 'assistant business service' voer je werk uit in een ondersteunende, dienstverlenende, servicegerichte omgeving. Je helpt dus collega's en leidinggevenden in hun werkzaamheden. Dit betreft de volgende basiswerkzaamheden:

1. het ontvangen van gasten of klanten (aanspreekpunt);
2. het meewerken aan mailings (correspondentie);
3. het verwerken van gegevens (gegevensverwerking);
4. het meewerken aan activiteiten zoals vergaderingen (samenwerking).

Beroepshouding

1. Dienstverlenende beroepshouding

Vriendelijk en enthousiast, helpen van collega's, managers of klanten.

2. Resultaatgerichte beroepshouding

Op tijd al je werkzaamheden afmaken.

Soms is het resultaat belangrijker dan de dienstverlening.
Geef een voorbeeld hiervan

Als assistent in een zakelijke dienstverleningsfunctie kan het soms voorkomen dat een klant snel een belangrijk document nodig heeft voor een grote deal. In zo'n situatie is het eindresultaat belangrijker dan hoe de dienstverlening wordt ervaren.

Functie-eisen

In deze beroepshoudingen zitten veel functie-eisen. Dit zijn eisen waar jij aan moet voldoen:

• plannen en organiseren van het (eigen) werk
• communiceren over je werk
• ICT-gericht denken en werken
• geconcentreerd en nauwkeuring werken
• ordelijk en opgeruimd zijn

Met welke softwarepakketten moet je goed kunnen omgaan?

Microsoft Office Suite

Boekhoudsoftware

Projectmanagementsoftware

Communicatiesoftware

Wat betekent nauwkeurig werken?

1. Verzorgd en netjes werken.
2. Werkzaamheden goed en snel uitvoeren.
3. Ordelijk en opgeruimd zijn.
4. Vriendelijk en beleefd communiceren.

Bij de beroepshouding hoort een aantal belangrijke aspecten. Eén daarvan is integriteit.
Wat wil dat zeggen?

1. Altijd op tijd op het werk zijn.
2. Direct op veranderingen kunnen inspelen.
3. Eerlijk en betrouwbaar zijn.
4. Klantvriendelijk zijn en goed luisteren.

Persoonlijke presentatie en representatie

Presentatie

Verzorgde uitstraling, hoe jij overkomt op de klant.

Representatie

Met jouw presentatie vertegenwoordig je het bedrijf waar je voor werkt.

Persoonlijke presentatie en representatie

Voorbeelden van presentatievoorschriften:

• haardracht;
  
• lichaam;
  
• make-up;
  
• handen;
  
• accessoires;
  
• schoenen;
  
• kleding.

Een representatief uiterlijk is heel belangrijk voor een medewerker receptie en secretariaat.
Wat houdt een representatief uiterlijk in?

1. Dat de medewerker altijd een kostuum of mantelpak draagt.
2. Dat de vrouwelijke medewerker altijd make-up draagt.
3. Dat de medewerker zonder dialect spreekt.
4. Dat de medewerker er verzorgd uitziet.

Klantencontact

Soorten klanten

1. Interne klanten: binnen een organisatie (collega's, leidinggevenden)
2. Externe klanten: buiten een organisatie (leveranciers, afnemers, gemeente)

Klantencontact is wat je met wie communiceert. 

1. Online of Fysiek
   
   De (contact)persoon die direct contact heeft met de klant en vragen                                  beantwoordt of problemen oplost.

                                

                                                           AANSPREEKPUNT

Wat betekent klantenbinding?

1. Ervoor zorgen dat de klanten terugkomen naar de organisatie.
2. Klanten doorsturen naar de juiste persoon.
3. Klanten de informatie geven die ze nodig hebben.
4. Op de hoogte zijn van belangrijke zaken binnen de organisatie.

De medewerker receptie en secretariaat is het visitekaartje van de organisatie.
Wat wordt hiermee bedoeld?

1. Dat de medewerker receptie en secretariaat een heel veelzijdige taak hebben.
2. Dat deze medewerker voor de klant de belangrijke eerste indruk van de organisatie is.
3. Dat deze medewerker de belangrijkste persoon is binnen de organisatie.
4. Dat vanuit de organisatie geen papieren visitekaartjes meer worden verstrekt.

Zakelijke communicatie

Dagelijks binnen een organisatie

1. Mondeling: vergadering, klanten ontvangen
2. Schriftelijk: schrijven en ontvangen van brieven/mails = CORRESPONDENTIE

Soorten correspondentie

1. Intern: binnen een organisatie (uitnodiging voor vergadering)
2. Extern: buiten een organisatie (verzenden van facturen naar klanten)

Huisstijl 

Is de visuele identiteit van de organisatie.

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Mondriaan College
2. United Airlines
3. Universiteit Utrecht
4. Media Markt

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Nationale-Nederlanden
2. ANWB
3. Universiteit Utrecht
4. Neckermann

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Twitter
2. Telegram
3. TikTok
4. Tumblr

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Look-O-Look
2. Haribo
3. Chupa Chups
4. Katja

Punten onthouden

Van welk bedrijf/merk
is dit het logo?

1. Rover
2. Tesla
3. Toyota
4. Aston Martin

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. MB
2. Matèl
3. Pizzahut
4. Domino's

Van welk bedrijf/merk is
dit het logo?

1. Mondriaan College
2. United Airlines
3. Universiteit Utrecht
4. ROC Mondriaan

Gegevensverwerking

Verzamelen of registeren van gegevens = GEGEVENVERWERKING

Soorten gegevens: Klantgegevens, Financiële gegevens en Personeelsgegevens.

Software

• Office (Google/Microsoft);
  
• Management Informatie Systeem (Exact).
  

Sorteren is orde brengen in een verzameling door soort bij soort neer te leggen.

Archiveren is het opslaan en verzamelen van informatie.

Verzameling door soort bij soort neer te leggen.

Opslaan en verzamelen van informatie.

Gegevens verzamelen of registeren.

Sorteren

Archiveren

Gegevensverwerking

Planning en organisatie

Processen verlopen goed door SAMENWERKING

Om samen te komen dien je dit te plannen en te organiseren.

• online/offline (werk)overleg;
  
• presentatie aan klanten op een beurs;
• personeelsactiviteit voor werknemers. 

Project: tijdelijke samenwerking over een specifiek onderwerp.

Projectorganisatie: hierin wordt vastgelegd wie wat doet, wanneer en met welke middelen.

Wat houdt een team in?

Een team is een groep mensen die samenwerkt om een doel te bereiken. Iedereen heeft zijn eigen taken, maar helpt elkaar waar nodig.

Werken in een team

Eigenschappen goed werkend team

1. gemeenschappelijk einddoel

    Resultaatgericht is op tijd al je werkzaamheden afmaken.

2. open en regelmatige communicatie
    Werkoverleg is een overlegmoment met het team om werkzaamheden te bespreken.

3. wil om professioneel samen te werken

    Professionele beroepshouding is goede houding die hoort bij het beroep.

Werkplek: opgeruimd en schoon

Werkplek is de omgeving waar je werkt.

Maatregelen om werkplekken schoon en opgeruimd te houden

1. Systeem: zorg ervoor dat alle spullen waarmee je werkt een vaste plaats hebben.
2. Meubilair en aankleding: het ziet er verzorgd uit als het meubilair op elkaar is afgestemd.
3. Opruimmentaliteit: clean desk policy gaat het erom dat het bureau aan het einde van de werkdag opgeruimd is.
4. Schoonmaak: elk bedrijf heeft een schoonmaakplan.

Geef een omschrijving van de werkplek van een docent.

Klaslokaal

Kantoorruimte

Vergaderruimte

Bibliotheek of mediatheek

Online omgeving

Noem een beroep waarbij 'Het Nieuwe Werken' (thuiswerken) wel kan worden ingevoerd.

1. verpleegkundige
2. kok
3. medewerker financiële administratie
4. magazijnmedewerker

Werkplek en ARBO

Arbeidsomstandigheden zijn het fysieke, sociale en psychologische klimaat waarin wordt gewerkt.

• fysieke omgeving (werkplek, apparatuur, temperatuur)
• psychische belasting (werktempo, onregelmatige diensten)

Aandachtspunten Arbowet

1. Gezondheid van de werknemer;
   
2. Veiligheid van de werknemer;
   
3. Welzijn van de werknemer.

Stress op het werk

Verminderen oorzaken stress

1. Te hoog werktempo verminderen;
   
2. Betere efficiëntie;
   
3. Aanpak ongewenst gedrag;
   
4. “Lastige” diensten eerlijk verdelen;
   
5. Eerlijke informatie verschaffen;
   
6. Regelmatige functioneringsgesprekken.

Regels

• Arbowet: Arbeidsomstandighedenwet
• Privacywet: AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

                          bij verwerken van persoonsgegevens

Wetten bestaan uit regels waar je je aan moet houden.

                          niet navolgen -> boete / reputatieschade

Procedure is een reeks instructies (een uitleg) die op volgorde moet worden uitgevoerd.

Welke drie aandachtsgebieden worden uitvoerig behandeld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)?

1. Gezondheid, kwaliteit en veiligheid.
2. Gezondheid, veiligheid en verantwoordelijkheid.
3. Gezondheid, integriteit en veiligheid.
4. Gezondheid, veiligheid en welzijn.

Op het werk kan stress ontstaan.
Welk oorzaak kan dit hebben?

1. laag werktempo
2. afwijkende werktijden
3. werk op je eigen niveau
4. iemand met 'je', 'jij' en 'jou' aanspreken

Welke twee redenen zijn er voor het opstellen van huisregels binnen bedrijven?

1. Creëren van duidelijkheid en mogelijkheid voor bestraffen medewerkers.
2. Waarborgen van veiligheid en duidelijkheid naar klant over wat niet is toegestaan.
3. Waarborgen veiligheid en creëren duidelijkheid over hoe te handelen in situaties.
4. Duidelijkheid over gezag van management en ordehandhaving.