23-24 Schoolonderneming week 7 - Tussenevaluatie & KPI's

• Levensmiddelenchemie
• MBO
• Studiejaar 3

Lesplanning

1. Check-in
2. Schoolonderneming - Hoe staan jullie ervoor?
3. KPI's - Uitleg
4. KPI's - Aan de slag!
5. Check-out

Check-in:
Hoe sta je erin vandaag?

😒🙁😐🙂😃

Succes en lessen
Wat ging er goed?
Wat ging er minder goed?

Leerdoelen

Aan het einde van deze les:

• Heb jij duidelijk welke taken/bevoegdheden jij hebt in je schoolonderneming
• Weet jij welke mijlpalen er horen bij de schoolonderneming en in het specifiek jou functie
• Heb jij voor jezelf KPI's opgesteld
• Weet jij waarop jij wordt beoordeeld

Denk je deze leerdoelen voor jezelf al behaald te hebben?

010

Opdracht - deel 1:

Maak in groepen een overzicht van jou taak, waarin het volgende aan bod komt:

• Welke taken horen er bij jou rol?
• Welk materiaal hoor je in de projectruimte te plaatsen?
• Op welke manier heb je hulp nodig van je groepsgenoten?
• Welke mijlpalen hoor je te behalen?
• Welke informatie hoort er in het verslag?
• Waar word je op beoordeeld?

Let op:

Gebruik hierbij het boekje!

Aan de slag! Ronde 1

De voedings-voorlichter

Lynn

Milou

Marketing

Fleur

Luuk

Directie

Loek

Dustin

QA

Naya

Tim

Jeroen

Aan de slag! Ronde 2

Financiën

Luuk

Jeroen

Fleur

Productie

Naya

Dustin

Milou

QC

Loek

Lynn

Tim

Opdracht - deel 2:

Ga met jullie schoolonderneming bij elkaar zitten en bespreek het volgende:

• Zijn de taken/bevoegdheden goed verdeeld?
• Welke mijlpalen moeten jullie nog behalen en welke acties moeten jullie hier nog voor uitvoeren? Wie, wat, wanneer af?
• Staat alle benodigde informatie in de projectruimte? Acties nodig?
• Welke zaken zijn nog onduidelijk, waar hebben jullie nog hulp bij nodig?

Leg de afspraken vast in een actielijst!

Voor hulpmiddel zie dashboard

Leerdoelen

Aan het einde van deze les:

• Heb jij duidelijk welke taken/bevoegdheden jij hebt in je schoolonderneming
• Weet jij welke mijlpalen er horen bij de schoolonderneming en in het specifiek jou functie
• Weet jij waarop jij wordt beoordeeld

Denk je deze leerdoelen voor jezelf al behaald te hebben?

010

KPI's

Kengetallen worden ook wel KPI's genoemd.

Een Kritieke prestatie-indicator (KPI).

KPI's zijn de belangrijkste kengetallen die je gebruikt bij het meten van de prestaties van je onderneming.

‘CTQ’ staat voor ‘Critical to Quality’ en betekent letterlijk ‘kritiek voor de kwaliteit’. Het zijn de kritieke meetbare factoren die van belang zijn voor de klant.

CTQ’s komen meestal voort uit één van deze domeinen:

Kwaliteit – voldoen aan gestelde specificaties;

Snelheid – bewerkingstijd, wachttijden en doorlooptijden;

Veiligheid – aantal ongevallen;

Betrouwbaarheid – aantal fouten per 1.000.000 procesgangen;

Flexibiliteit – omsteltijden;

Kosten en uren – geld- en tijdbeslag.

De CTQ-boom helpt om de klantwens te vertalen in meetbare factoren waar het proces of product/dienst zich op moet richten. Dit is van belang aangezien klantwensen zich vaak uiten in abstracte kreten zoals:

 “De kwaliteit moet goed zijn”

“Er moet snel geleverd worden”

“De producten moeten op tijd binnen zijn”

“Ik moet goed geïnformeerd worden”

Door met de klant in gesprek te gaan over de concrete invulling van de behoefte breng je de verwachtingen helder in beeld en kun je hier altijd op terugkomen.

Voorbeeld CTQ-boom

De CTQ-boom help je om een klantbehoefte steeds verder te concretiseren door behoeften op te splitsen in aspecten en vervolgens aan aspecten concrete indicator(s) te koppelen. Als voorbeeld is de behoefte “ik wil goed geholpen worden aan de balie” uitgewerkt:

CTQ-boom

De CTQ-boom (ook wel CTQ flowdown genoemd) wordt vaak gebruikt in de Define-fase van een Lean Six Sigma project. De tool wordt toegepast om de ‘voice of the customer’ concreet te maken. Daarnaast kan binnen Lean Six Sigma de tool gebruikt worden voor het ontwerpen van nieuwe producten of diensten en Design for Lean Six Sigma (DfLSS).

KPI moet "Key" zijn

• Key OF nice to know?
• Geen overkill maar focus
• 2 per afdeling

atuurlijk wil je precies weten hoe het bedrijf ervoor staat. Maar een overkill aan data werkt averechts: je raakt het overzicht kwijt, waardoor het lastig wordt om goed te kunnen sturen. Beperk je ook niet tot slechts één KPI. Het lijkt positief als veel orders worden binnengehaald, maar als deze verlieslatend zijn omdat projecten structureel uitlopen, glijdt het bedrijf alsnog naar de afgrond. Probeer een goede balans te vinden in het aantal KPI’s en zoek de juiste samenhang in de data. Kies daarom een beperkt aantal KPI’s dat echt bepalend is voor het resultaat. Welke cijfers zijn echt key en welke meer nice to know?

KPI moet aansluiten bij missie en visie

• Geeft prioriteit van bedrijf aan
• Accenten (verkoop, klanttevredenheid, kwaliteit, voedselveiligheid...)

De keuze van KPI’s hangt af van de organisatie: bij het ene bedrijf vormt de bezettingsgraad een belangrijke graadmeter en bij het andere het aantal verkooporders. Zorg ervoor dat de KPI’s voortkomen uit de missie en visie van het bedrijf. De uiteindelijke selectie legt de werkelijke prioriteiten van het bedrijf bloot. Ligt het accent op verkoop of is bijvoorbeeld ook klanttevredenheid van belang? Waar je op stuurt bepaalt voor een groot deel ook waar mensen op zullen focussen en kan dus bepalend zijn voor de manier waarop het werk wordt gedaan.

Probeer ook te vertalen naar harde, objectiveerbare cijfers waarover achteraf geen discussie kan ontstaan.

voedselveiligheid kan maar een CCP moet altijd 100% geborgd worden.

KPI moet gekoppeld kunnen worden aan acties

• Je moet er invloed op hebben
• KPI in rood? ACTIE!

KPI’s selecteren waarop je geen invloed hebt, is zinloos. Als een indicator in het rood komt, moet je deze kunnen verbeteren door gericht in te grijpen. Aan iedere KPI moet dus een actie gekoppeld kunnen worden.

KPI moet meetbaar zijn

Een voorbeeld: Klanttevredenheid = Vaag

Rapportcijfer van klant = meetbaar

Manier van meten moet hetzelfde zijn!

Sommige begrippen, zoals ‘klantvriendelijkheid’, zijn lastig te kwantificeren. Probeer deze te vertalen naar harde, objectiveerbare cijfers. Roep bijvoorbeeld een klantpanel in het leven, dat periodiek vragenlijsten beantwoordt waaraan scores zijn gekoppeld. De manier van meten moet ook constant zijn. Anders wordt het lastig om trends te signaleren.

KPI moet concreet omschreven zijn

Een voorbeeld: Omzetgroei = Vaag

Gaat het om Euro's of percentages???

Prestatie-indicatoren moeten duidelijk geformuleerd zijn en niet op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden. ‘Omzetgroei’ is een te algemeen begrip. Maak bijvoorbeeld duidelijk of het om euro’s of om een percentage gaat. Leg ook de frequentie vast waarin je de cijfers rapporteert.

KPI’s moeten niet op zichzelf staan. Koppel ze daarom aan doelstellingen. Vergeet hierbij ook geen tijdpad uit te stippelen, want zonder deadline zal binnen de organisatie het gevoel van urgentie ontbreken. Niets is echter zo demotiverend als een lat die te hoog wordt gelegd. Een forse omzetstijging is voor een winkelketen lastig haalbaar als tegelijkertijd filialen worden gesloten. En mikken op een operationele marge die geen enkele onderneming in de branche haalt, is zinloos. Ligt de lat te hoog, neem dan tussenstapjes.

Zonder deadline ontbreekt het de organisatie aan urgentie.

KPI vastleggen moet eenvoudig zijn

• Nauwkeurig
  
• Weinig inspanning
• Goede administratie
• Grafiek 

Als de prestatie-indicatoren eenmaal zijn vastgesteld, moeten deze nauwkeurig worden gemeten door alle afdelingen. Zorg ervoor dat de informatie met weinig inspanning kan worden verzameld, verwerkt en geanalyseerd. Een goed administratief systeem is hierbij een must. Voor een optimaal overzicht is het handig als gegevens kunnen worden geïntegreerd in een dashboard en als cijfers kunnen worden verwerkt in grafieken.

Checklist

• KPI's moeten echt key zijn
  
• KPI’s moeten aansluiten bij de missie en visie
  
• … en gekoppeld kunnen worden aan acties
  
• Een KPI moet goed meetbaar zijn
  
• Een goede KPI is concreet omschreven
  
• Vastlegging KPI moet eenvoudig zijn

Aantal nieuwe klanten

Omzet (of omzetgroei)

Gemiddelde levertijd van een bestelling;

Uniek bereik van de website

Aantal klachten

Tevredenheid

– De snelheid bij het openen van een mail

– Aantal reacties dat mensen geeft op een vraag op social media

Loyaliteit

– Tijd waarin mensen een herhalingsaankoop bij je doen

– Aantal volgers op een sociaal medium

Aan de slag!

Stel voor je eigen afdeling 2 KPI's op die voldoen aan de besproken eisen

Het doel van de lessen op maandag:

• Werkoverleg met ruimte voor feedback
• Vraag gestuurd - Jullie geven aan waar behoefte ligt aan uitleg, hier wordt op ingespeeld! 

Let op:

In principe start vanaf na de herfstvakantie de beoordelingsfase, dit betekent:

• Niet dat we helemaal geen antwoord geven op vragen, maar wel het volgende van jullie verwachten:

Pro-actieve houding, voorbeeldgedrag, goed georganiseerde vergaderingen met inbreng van een ieder, een duidelijke agenda en duidelijke notulen (zie scorecard), verloop en analyse van de resultaten van de KPI's, duidelijke productieplanning inclusief registratie, informatie in werkruimte up-to-date

Check-out:
Hoe ga je naar huis vandaag?

😒🙁😐🙂😃