MO Taak 3 Interviewen en notities maken

MO Taak 3 Interviewen en notities maken

Leerdoelen

1. Je leert telefoonnotities te  maken.
2. Je neemt een interview af.
3. Je leert hoe je de telefoon moet aannemen.
4. Je leert wat open en gesloten vragen zijn. 

Telefoon aannemen

Opdracht 2

Bekijk het filmpje: 

De telefoon aannemen.

Maak de bijbehorende vragen in je boek op pagina 51 en 52

Zakelijk bellen en een telefoonnotitie maken

Als je om je heen kijkt, zie je dat iedereen gesprekken voert via mobiele telefoons. Dit zijn meestal privégesprekken. Hiervoor zijn geen regels. Informeel taalgebruik is dan geen probleem. Informeel taalgebruik lijkt het meeste op spreektaal.

Zakelijk bellen

Voor het voeren van zakelijke telefoongesprekken zijn wel regels. Hier geldt dat degene die de telefoon aanneemt binnen een instelling de eerste indruk bepaalt die een klant krijgt van die instelling. Zorg er dus voor dat je beleefd en luid en duidelijk spreekt. Bij zakelijk bellen hanteer je formeel taalgebruik. Het lijkt vooral op schrijftaal. Veel bedrijven hebben vaste afspraken over ‘de meldtekst’. Dit is de tekst die je gebruikt als je de telefoon opneemt.

Voor een professioneel, zakelijk telefoongesprek gebruik je deze regels:

• Start met een correcte begroeting (‘goedemorgen’ of ‘goedemiddag’).
  
• Noem daarna de naam van de instelling, gevolgd door je eigen naam.
  
• Noteer de naam van de beller.
  
• Vraag wat je voor de ander kunt betekenen.
  
• Herhaal de boodschap of geef een samenvatting.
  
• Eindig met een correcte groet (‘Bedankt voor het bellen, fijne dag’).

Beeldbellen

Dan kun je elkaar zien tijdens het gesprek, zoals bij Teams, Skype of FaceTime. Bij een beeldgesprek moet je ook letten op de non-verbale communicatie. Denk aan een verzorgd uiterlijk, vriendelijk kijken en rechtop zitten.

In de wacht

Soms kan het nodig zijn om iemand in de wacht te zetten. Dat gebeurt als een telefonist een binnenkomend gesprek tijdelijk even wegdrukt. De verbinding blijft wel in stand, maar de beller heeft even geen contact met de telefonist. De beller hoort dan meestal muziek. Iemand in de wachtstand zetten doe je bijvoorbeeld als je intern wil overleggen zonder dat de beller dit kan horen. Of als je met hetzelfde toestel een andere nummer moet kiezen om bijvoorbeeld door te verbinden.

Een telefoonnotitie maken

Tijdens een zakelijk telefoongesprek moet je aantekeningen maken. Zo luister je geconcentreerder en weet je zeker dat je niets vergeet. Zorg er dus voor dat je altijd pen en papier bij de hand hebt of dat je de gegevens op de computer kunt invullen. Een telefoonnotitie kan er zo uitzien:

Voor sommige informatie die je noteert is het handig om deze te herhalen. (telefoonnummer bijvoorbeeld). Zo weet je zeker dat je geen fouten maakt.

Als jij zelf ergens naartoe belt om informatie op te vragen of om iets te reserveren, is het ook handig om een telefoonnotitie te maken.  Dit doe je om drie redenen:

1. Om te onthouden wat je precies wilt vragen. Je schrijft een paar woorden op voordat je gaat bellen.
   
2. Om gegevens van jezelf bij de hand te hebben. Zoek die van tevoren op (je bankrekeningnummer, burgerservicenummer of telefoonnummer).
   
3. Om het antwoord op te schrijven dat je krijgt tijdens het telefoneren (de naam van degene die je gesproken hebt of het e-mailadres).

Het Nederlands telefoonalfabet

Het internationaal telefoonalfabet

Opdracht 3

Luister het geluidsfragment: telefoonabonnement. 

Maak de bijbehorende vragen en telefoonnotitie op pagina 52 en 53 in je boek. 

Opdracht 4

Luister het geluidsfragment: Nablijven. 

Maak de bijbehorende vragen en telefoonnotitie op pagina 53 en 54 in je boek.