Vergadertechnieken en -rollen

• sova
• MBO
• Studiejaar 2,3

Vergadertechnieken en rollen

Inhoud

Wat is het doel van je vergadering/overleg?

Welke rollen zijn er tijdens een vergadering?

Deelnemersgedrag.

Tips voor een goed overleg

Waarop letten bij notuleren?

Vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

Welke overleggen zijn
er bij jou op de locatie?

Welk doel kan je hebben
met een overleg?

Doel overleg

• het uitwisselen van informatie;
• afstemmen werkzaamheden;
• uitwisselen van meningen of argumenten;
• elkaar aanspreken op functioneren;
• het maken van beleid;
• het nemen van beslissingen;
  
• het oplossen van problemen;
  
• het geven van adviezen;
• evalueren.

Rollen tijdens vergadering

Voorzitter

Notulist

Deelnemers

Wat kunnen oorzaken
zijn van slecht lopend overleg?

Oorzaken van slecht lopend overleg

Diversiteit: de standpunten of de achtergrond van de deelnemers ligt ver uiteen

  

Massaliteit

Gebrek aan structuur

Gebrek aan leiding

Slecht luisteren / slechte samenwerking

Positief deelnemersgedrag

Organisator: neemt initiatieven, deelt taken uit, stimuleert anderen

Kritisch denken: kritische manier volgen en observeren

Stimulator: complimenten geven en stimulerende opmerkingen te maken. Meningsverschillen/conflicten oppakken.

Opbouwer: zoek je daarbij naar meningen, opvattingen of voorstellen die een effectieve bijdrage kunnen leveren aan de discussie

Helpen: andere rollen bijstaan en ondersteunen.

"Negatief deelnemersgedrag"

Alles beter weten: overtuigd van gelijk

Zeuren

Zwijgen: weten niet waar je staat en wat ze aan je hebben

Veel praten: lang van stof en in herhaling vallen

Afwijken: overal tegenin gaan

Ja-knikken: overal mee instemmen

Clownesk gedrag: geen serieuze discussie mogelijk

Manipuleren: verborgen agenda

Welke rol herken jij jezelf in ?

Opbouw vergadering

• Opening van de vergadering.
  
• Vaststellen wie notuleert.
  
• Vaststellen van de agenda.
  
• Mededelingen en ingekomen stukken.
  
• Bespreking van de notulen van de vorige vergadering.
  
• Inhoudelijke bespreking van agendapunten.
  
• Wvttk – wat verder ter tafel komt.
  
• Rondvraag.
  
• Sluiting.

Verspil vergadertijd zo min mogelijk aan het geven en delen van informatie; gebruik hiervoor andere kanalen

Wat zijn de functies
van notulen?

Rollen volgens Edward de Bono

DISC geeft inzicht in bewuste en onbewuste voorkeuren in gedrag en communicatie. 

We laten allemaal een andere combinatie en intensiteit van de 4 DISC temperamenten in ons gedrag zien. Ieders DISC stijl is hiermee uniek, niemand is dus alleen maar dominant of alleen maar blauw.

https://patrickschriel.nl/disc/

Het DISC model is ontwikkeld door de Amerikaanse psycholoog Dr. William Moulton Marston (1893-1947).

Indirect of direct

De eerste as (INDIRECT/DIRECT) geeft de snelheid en kracht aan waarmee iemand communiceert. Ben je meer indirect (introvert) dan ben je wat bedachtzamer, rustiger, prikkelgevoelig en wil je even nadenken voordat je wat zegt. Ben je meer direct (extravert) dan geef je sneller antwoord, heb je prikkels nodig en ben je verbaal, en ook qua lichaamshouding, meer aanwezig.

Taakgericht of mensgericht

De tweede as (TAAKGERICHT/MENSGERICHT) geeft aan hoe gunstig of wantrouwig iemand reageert op zijn omgeving. Ben je meer taakgericht (controlerend) dan laat je je meer leiden door feiten en argumenten, en wantrouw je de situatie enigszins totdat het tegendeel bewezen is. Ben je meer mensgericht (relaterend) dan kies je meer op gevoel en geef je eerder het vertrouwen aan anderen.

Het DISC model – 4 gedragsstijlen

Combineer je beide assen dan krijg je de 4 gedragsstijlen van het DISC model: Dominant, Interactief, Stabiel en Consciëntieus, ieder met zijn eigen kleur.

Dominant extravert en controlerend: Hoe je omgaat met problemen en uitdagingen.

Interactief extravert en relaterend: Hoe je omgaat met anderen (beïnvloeden van je omgeving).

Stabiel introvert en relaterend: Hoe je omgaat met verandering en het tempo hiervan.

Consciëntieus introvert en controlerend: Hoe je omgaat met regels, afspraken en beperkingen.

scalda365.sharepoint.com