Module Hospitality & Events, week 2 (uitnodiging)

• NT2
• Beroepsopleiding

Module Hospitality & Events 

'Hospitality & Events'

Wat gaan we doen?

- Periode 4

- Dinsdag 9.00- 11.00 uur

- Woensdag 9.00- 11.00 uur

- 7 weken 

Inhoud les

• Doelen evenement
• Uitnodiging versturen evenement
• Poster/flyer evenement

Evenementenfases 

Fase 1: Concepting 

Fase 2: Planning 

Fase 3: Uitvoering 

Fase 4: Evaluatie 

Fase 2: Planning 

Draaiboeken:

• Voor de voorbereiding
  
• Voor de uitvoering
  
• Voor de nazorg
  

Nadelen planning 

• Kost veel tijd 
• Moeilijk in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor elk onderdeel 

Voordelen planning 

• geeft overzicht 
• project te verdelen in overzichtelijke stukjes
• gezamenlijk opdracht te verdelen tussen de groepsgenoten
• bijhouden of je op schema loopt
• planning gebruiken voor bijhouden voortgang  

Maak een planning

Ga aan de slag met het maken van een planning, zet dit in een overzichtelijke tabel.  Doe dit als team, overleg goed wie wat gaat doen!

Wat?

Wanneer?

Wat eerst?

Wat nog meer?

Wie doet wat?

Waar? 

Draaiboek

In het draaiboek van uitvoering staat precies van minuut tot minuut beschreven wie, wat, waar moet uitvoeren, wanneer en waarmee

Uitnodiging 

• Hoe maak je een uitnodiging? (zakelijk)
• 5 W's (wie, wat, waar, wanneer en waarom)

• Stuur via de mail een uitnodiging voor je evenement, voeg een flyer/poster toe

https://messageinabottle.eu/informatie/voorbeeldteksten-zakelijke-uitnodigingen/

Poster/flyer

• Ontwerp een poster (flyer) voor jullie evenement
• Gebruik Canva (of ander design Programma)
• Bekijk de voorbeelden en bedenk goed; wie is je doelgroep, wat wil je uitstralen (toon) en welke informatie moet er op de poster

Veel tekst..

weinig tekst..

Doelen evenement

1. zich verbinden met anderen, samenleven en delen van ervaringen (reünie, straatfeest, vakbeurs)
2. realiseren van zingeving en zelfontplooiing (workshop, congres, culturele reis
3. beleven en vermaken (muziekfestival, filmfestival)
4. verkoop en promotie van producten (beurs, open dag, braderie)
5. motivatie (personeelsevenement)

Agenda opstellen 

Voorafgaand aan een vergadering wordt een agenda opgesteld. 

• Opening
• Aanwezig/ afwezig
• Vergaderpunt 1
• Vergaderpunt 2
• Etc. 
• WVTTK
• Sluiting 

Notuleren 

Notulen is een samenvatting van de vergadering waar de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken op een rijtje worden gezet. 

Noteer:

• datum 
• aanwezig/ niet aanwezig 
• besproken onderwerpen
• gemaakte afspraken
• te ondernemen actie + naam 

De notulen van de vergaderingen komen in de bijlage van het eindproduct dat je inlevert. 

Fase 3: Uitvoering

• Nadat alle ideeën zijn uitgewerkt en verwerkt in een draaiboek, ga je uitvoeren 
• Je regelt, controleert en stuurt bij

Organisatie evenementen

Evenement

Heb je zelf al eens een evenement of iets georganiseerd?
Ja - hoe heb je dit aangepakt
Nee - hoe zou je dit aanpakken?

Evenement

Een evenement is een georganiseerde, niet alledaagse gebeurtenis, bijgewoond door een verzameling mensen, die zich een bepaalde tijd op een locatie of op een terrein bevindt of beweegt. 

Welke evenementensoorten
ken je?

Soorten evenementen

• Beurs
• Markt
• Voorstelling/concert
• Tentoonstelling/expositie
• Festival 
• Parade
• Sportevenement
• Congres/conferentie
• Bedrijfsevenement
• Cultureel evenement

Bedenk vijf taken waarmee je te maken krijgt als je een (intern) evenement gaat organiseren.