kwaliteit en audit

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 1

Les 1 Kwaliteit en Hygiëne

Lesplanning

• Toets Reiniging en desinfectie
• Inplannen 1e CGI`s
• Lesdoelen
• Theorie kwaliteit
•  Oefenen CGI

Inplannen CGI`s 

Lesdoelen

Jij:

• kunt uitleggen wat een audit is.
• kunt verschillende soorten audits verklaren (intern en extern)
• kunt een mini-audit uitvoeren op jullie bedrijf.

Wat is een audit?

Wat is het doel van een audit?

1. Controleren of er netjes en schoon gewerkt wordt
2. Controleren of het systeem goed uitgevoerd wordt in de praktijk
3. Controleren of er een goed systeem aanwezig is
4. Controleren of er veilig en hygiënisch gewerkt wordt

Wat is een audit?

• Systematisch en onafhankelijk onderzoek.
• Resultaten moeten overeenkomen met de regelingen en afspraken
• structurele activiteit

Onderzoek naar de systemen (handboek) en of deze doeltreffend zijn en goed worden uitgevoerd. 

het is belangrijk dat de audit onafhankelijk is. 

basis van een audit kan wetgeving zijn, maar ook een keurmerk etc. Hier zijn regels voor, en daar moet je aan voldoen. op basis van de regels gaan ze kijken. vaak beginnen ze met het papierwerk en gaan ze daarna de fabriek in om te controleren of dat wat er op papier staat, ook daadwerkelijk zo gebeurd.

Waar kan een audit over gaan?

Kwaliteit, ARBO, milieu, voedselveiligheid, 5S. 

Maar ook klanten audits of bijvoorbeeld voor andere certificaten zoals Halal en cosher 

niet als toexicht. maar wel kijken of je voldoet aan de normen.

wordt de metaaldetectie volgens de afspraken gecontroleerd?

Doelen van audits

Tijdens de audit
wordt beoordeeld: 

• in hoeverre iedereen zich aan de afspraken houdt die in het managementsysteem zijn vastgelegd
  .
• of het systeem aan de eisen van de norm (zoals ISO 14001, HACCP, 5S) voldoet
  . 
• op welke wijze het systeem of de werkwijze verbeterd kan worden, met als uiteindelijk doel de prestaties
  te verbeteren en de risico’s te verminderen.

kijken of iedereen zich eraan houd, niet specifiek naar hoe een medewerker werkt. 

hoe te verbeteren. en risico`s te verminderen, dat is het uiteindelijke doel.

Welke soorten audits ken je?

Soorten audits

Welke redenen, naast dat het verplicht is, zou het houden van een interne audit kunnen hebben?

Redenen uitvoeren interne audit

• Verzamelen objectief bewijsmateriaal.
• Kwaliteitsproblemen opsporen en het opsporen van structurele fouten.
• beoordelen effectiviteit en efficiency van de organisatie.
• up-to-date houden van beleid en doelstellingen.
• wijzigingen in het systeem beoordelen.

Procedure van een audit

• Voorbereiding
• Auditgesprekken
• Feitelijk onderzoek 
• Auditrapport
• Corrigerende maatregelen
• Follow-up en verificatie

Voordat je een audit gaat uitvoeren moet je je eerst voorbereiden. Naar welke norm ga je kijken? Ga je alle onderdelen uit deze norm beoordelen, of alleen de punten waar een vorige keer opmerkingen bij zijn gemaakt of beoordeel je eerst een deel van de norm en een andere keer een ander deel van de norm. Wat is de scope van de audit, dit is de reikwijdte waar je naar gaat kijken.  Dus stel er wordt een Audit uitgevoerd bij een kaasfabriek en de scope is de voorfabriek en het pekellokaal. Dan mag jij als auditor bijvoorbeeld niets beschrijven van dingen die je ziet bij het verpakken. Je mag natuurlijk wel mondelinge tips geven, maar je mag het niet registreren.

Als je een interne audit gaat houden zorg je ervoor dat je van te voren weet wat je wil gaan doen, op basis daarvan maak je een checklist zodat je niet vergeet bepaalde onderwerpen te beoordelen. Voor de interviews met de medewerkers werk je avast een vragenlijst uit , hiermee voorkom je dat bepaalde onderdelen niet besproken zijn.

De checklists helpen je voor de leidraad tijdens de audit zelf en tijdens de gesprekken, maar geven je ook steun bij het maken van een rapportage en bij het eindgesprek. Een nadeel van een checklist kan wel zijn dat je een vernauwende blik krijgt, je focust je alleen op de lijst en minder op de overige dingen die je kunt vinden.

Nadat je je goed hebt voorbereid en een planning van de audit hebt gemaakt kan je met de audit beginnen.  Vaak controleer je eerst de procedures, werkinstructies, traceerbaarheid en registratielijsten of deze voldoen aan de norm die je op dat moment controleert. Uit deze instructies kan je tevens vragen halen om te stelle aan de auditee tijdens de auditgesprekken. Maar je kunt er ook voor kiezen om eerst de gesprekken te voeren.

Na aanleiding van de bevonden resultaten wordt er een rapport opgesteld. Voor de verbeterpunten die in dit rapport worden benoemd worden corrigerende maatregelen opgesteld. Deze worden vervolgens ingevoerd gecontroleerd en geverifieerd. 

Welke eigenschappen kunnen handig zijn voor een auditor?

Eigenschappen auditor

• Betrouwbaar
• Hulpvaardig
• Eerlijk
• Diplomatiek
• Tactvol
• Besluitvaardig
• Onbevooroordeeld 

Er zijn verschillende eigenschappen die belangrijk zijn. Niet alleen degene die hier vermeld staan.

Het is als auditor belangrijk dat je onbevooroordeeld bent. Goede vragen stelt, een goed waarnemingsvermogen hebt en vragen tactisch en diplomatiek stelt, evenals het nieuws brengen. 

Daarnaast is het zeer belangrijk dat je eerlijk en betrouwbaar bent, en dus niet om te kopen bent, anders worden de resultaten corrupt en is het moeilijk 

Waar moet je op letten bij het uitvoeren van een interview?

Vragen stellen

• Stel veel open vragen 
• Wees een OEN
• Laar OMA thuis
• Neem ANNA mee
• Smeer NIVEA
• Gebruik LSD

OEN = Open, Eerlijk, Nieuwschierig

OMA =  Opvattingen, Mengingen en adviezen

ANNA = Altijd navragen, nooit aannemen

Nivea= niet invullen voor een ander

LSD = Luisteren, samenvatten, doorvragen

opdracht mini- audit

• Hygiëne audit
  
• Andere afdeling
  
• Minimaal 10 vragen bedenken
  
• Foto`s maken en kort bevindingen presenteren aan de groep
• 1 uur 

Gebruik bijvoorbeeld standaard checklists

Eenpuntsles = EPL

• Wat zijn de kenmerken van een EPL?
  
• Wat is een EPL?
  
• Wie maakt een EPL?
  
• Voorbeeld van een EPL
  

Wat zijn de kenmerken van een EPL?

• Elke EPL gaat over één onderwerp.
  
• Bevat een beperkte hoeveelheid informatie (passend op maximaal 1 A4’tje).
  
• Visueel gemaakt met foto’s en plaatjes en zo min mogelijk tekst.
  
• Worden bij voorkeur niet in mappen bewaard, maar bij de werkplek waar de EPL gebruikt moet worden.
  
• Aan elke EPL is te zien wie hem heeft opgesteld en wat de opsteldatum.
  
• Elke EPL heeft een versienummer en versiedatum

Wat is een EPL?

• Eenpuntsles (EPL) = visuele werkinstructie
  
• Middel om in korte tijd informatie over te dragen direct wanneer het nodig is.
  

• Elke EPL gaat over één onderwerp.
• Bevat een beperkte hoeveelheid informatie (passend op maximaal 1 A4’tje).
• Visueel gemaakt met foto’s en plaatjes en zo min mogelijk tekst.
• Worden bij voorkeur niet in mappen bewaard, maar bij de werkplek waar de EPL gebruikt moet worden.
• Aan elke EPL is te zien wie hem heeft opgesteld en wat de opsteldatum.
• Elke EPL heeft een versienummer en versiedatum
• Een EPL wordt door de gebruiker (specialist) gemaakt en uitgelegd aan collega’s.
• De kwaliteitsafdeling helpt hooguit bij het in elkaar zetten van de EPL.

Specificatie

• Vastleggen van de kwaliteit
•  Lijst met kwaliteitseisen = product kenmerken
• Warenwettelijke eisen
• Soms extra toevoegingen afspraken klant

Alle productspecifieke wettelijke eisen en informatie zijn opgenomen in specificaties. Ook is het mogelijk dat er specifieke afspraken tussen afnemer en leverancier in deze specificaties zijn opgenomen. Om te weten aan welke eisen een product of de grondstof voldoet dienen de specificaties altijd up-to-date te zijn

Waarom worden er specificaties gemaakt?

Een specificatie, waarom?

• Afspraken met afnemers
• Productie en inkoop
• Eindcontrole van het product
• Productkwaliteit 

productkwaliteit: de mate waarin het product voldoet aan de eisen van de klanten, zoals vastgelegd in de specificatie

Eindproductspecificaties

• Zalmsalade
  
  
• Aardappelen
  
  
• Kipproducten

Registratieformulieren

• Wat moet je invullen?
• Waarom moet je dat invullen?
• Wat zijn de gevolgen als je het niet hebt ingevuld?