Contractmanagement ICT Gemeente Meppel

• Bedrijfseconoom
• Beroepsopleiding

Contractmanagement ICT Gemeente Meppel

Onderwerpen

- Contractbeheer- en management beleid

- Gesprekken leveranciers

- Aanbestedingen met ICT component

- ICT aanbestedingseisen 

- Samenwerking Drentse gemeentes

- Resultaten contractbeheer- en contractmanagement

- Gibit voorwaarden en indexaties

Nieuw Contractbeheer en -management beleid

Belangrijkste punten:

- per 1 januari 2025

- duidelijkheid in verschillende rollen en bijhorende taken en verantwoordelijkheden

[Hierna begint de quiz]

Wie is de contracteigenaar?

1. Teammanager
2. Budgethouder
3. Inhoudsdeskundige
4. Contractmanager

Wie is eindverantwoordelijk voor een contract?

1. Contracteigenaar
2. Teamleider/directeur
3. Inkoopadviseur
4. Burgemeester

Rollen en verantwoordelijkheden

Contracteigenaar - inhoudsdeskundige 

Eindverantwoordelijke - Teammanager / Directeur

Budgethouder - Rol binnen afdeling / team

Contractbeheerder - centrale rol binnen Advies

Contractmanager - centraal binnen Advies, decentraal binnen team (Sociaal Domein/Jeugd, Generiek en ICT)

Voortgangsgesprekken met leveranciers

• Centric - Belastingen / CLO / Burgerzaken
• Visma circle / xxllnc - Djuma / Zaaksysteem
• Software One - Microsoft licenties
• DG Groep - Gisib
• Gfacility - ITSM / FMIS
• Company Webcast - Uitzenden raadsvergaderingen

Onderwerpen voortgangsgesprekken leveranciers

Budgetbewaking

Beschikbaarheid ICT Prestatie

Incidentafhandeling

SLA

Communicatie en escalatie

Welke onderwerpen vinden jullie belangrijk bij leveranciersgesprekken?
(kies 1 onderwerp)

Budgetbewaking

Beschikbaarheid systeem

Incidentafhandeling

SLA bespreking

Communicatie en escalatie

Aanbestedingen

Bij veel aanbestedingen betrokken waar ICT component in zit.
In hele organisatie.

Volgende slide kiezen bij welke aanbestedingen je denkt dat contractmanager ICT betrokken is geweest.

Wel betrokken bij aanbesteding

Niet betrokken bij aanbesteding

Centric Leef Omgeving

ITSM/FMIS

Koffie

Afval App

Website

GBI software

Aanbestedingseisen

Standaardeisen voor aanbestedingen

Opstellen Sjabloon

Verschillende specialisten betrokken

Volgende slide aangeven welke rol verantwoordelijk is bij het onderwerp.

Maak de juiste combinaties

inhoud

koppelingen

privacy

archivering

DIV

Informatie

manager

Privacy Officer

Contracteigenaar

"Drents overleg"

Samenwerking met andere gemeentes met als doel:

Leren van elkaar, over o.a.:

Toepassen Gibit voorwaarden

Omgaan met indexaties

We hebben een Drents ICT contractmanagement overleg.

Wie doen er volgens jullie aan mee?

(snelle vraag Ja of Nee kiezen)

Meppel?

Ja

Nee

Hoogeveen/SWO

Ja

Nee

Assen?

Ja

Nee

Tynaarlo

Ja

Nee

Coevorden

Ja

Nee

Noordenveld

Ja

Nee

SSC-ONS

Ja

Nee

Resultaten Contractbeheer/-management

Geen onrechtmatigheid

Geen stilzwijgende verlengingen

Op tijd verlengen of opzeggen

Notificaties naar betrokkenen

Inzicht

In control

Hoeveel ICT contracten staan er in contractmanagementsysteem?

1. 10 - 50
2. 50 - 100
3. 100 - 200
4. > 200

Hoeveel ICT contracten worden actief beheerd?

1. < 10
2. 10 - 50
3. 50 - 100
4. > 100 < 200

Gibit voorwaarden en indexaties

We hanteren Gibit als standaard bij aanbestedingen

Indexaties zoveel mogelijk conform Gibit

- controle op indexaties

Welke GIBIT voorwaarden zijn er NIET in gebruik?

1. Gibit 2012
2. Gibit 2016
3. Gibit 2020
4. Gibit 2023

Einde

vragen?