LES 6

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

PROJECTMANAGEMENT

Projectmanagement P3

Les 1.3.6

Marty Bosman

Programma vandaag

​Planning voor de rest van de periode​

Uitleg over de reviewing presentatie​

Uitleg over het projectplan​

Zelfstandig (als team) uitwerken van de de opdracht​

Overleg en notulen​

Indien nodig nieuwe submappen en documenten maken Invullen urenverantwoording-Excel Team 

Draaiboek definitief maken​

Kostenbewust handelen bewijzen door prijsvergelijkingen toe te voegen aan je projectarchief-mappen​

Kostenoverzicht maken (begroting)​

Werken aan het Plan van Aanpak-document

Starten met de reviewing presentatie​

Per groep terugkoppelen status project na vandaag 

leerdoelen

• ​Jullie weten hoe het project ervoor staat omdat het projectarchief is bijgewerkt en ingevuld​
• Je kunt vertellen wat het dagprogramma voor jullie evenement is​ 
• Je kan kostenbewust handelen bewijzen door offertes en prijsvergelijkingen die je hebt toegevoegd aan je projectarchief-mappen​
• Je kunt  uitleggen wat de kosten zijn omdat er een kostenoverzicht gemaakt​ is
• Je kunt uitleggen wat jij wanneer moet doen omdat er een productieplanning gemaakt is

Planning tot einde P3

• Week 6 - maandag 24 maart - (vandaag)
  
• Week 7 - maandag 31 maart - laatste les om samen te werken aan het project
  
• week 8 - maandag 7 april - pitch voorstel, draaiboek, programma en verantwoording GOKIT
  
• week 9 - maandag 14 april - reflectie en indien nodig herkansingen
  
• week 10 - maandag 21 april - 2e Paasdag, geen les
  

Informatie over de pitch

Graag nodig ik jullie namens de organisatie uit jullie voorstel, draaiboek en begroting aan mij te pitchen op maandag 7 april, waarin jullie ook het volgende verantwoorden:    

Is er kostenbewust gehandeld?  

Hoe is de taakverdeling en samenwerking geweest? Hoe zijn de rollen verdeeld? Wie heeft wat gedaan?  

Hoe is de beheersing van projectrisico’s geregeld?  

Hoe is de informatievoorziening en interne en externe communicatie geregeld?  

Wat voor planning is er opgesteld en is deze behaald?     

Wat wordt er bedoeld met deze vragen en onderdelen?

De pitch op 7 April

Het zakelijk evenement:

• Jullie voorstel (wat is het programma waar is het, met wie en waarom?)​
  
• Het draaiboek (volledig en volgens de template)​
  
• De begroting (het overzicht van je kosten ten opzichte van je budget)​
  
• ​En jullie verantwoorden het volgende (GOKIT):​
  
• Kostenbewust handelen​
  
• De taakverdeling en het samenwerken in het team​
  
• Het bewaken van de kwaliteit​
  
• Het projectarchief en het projectplan​
  
• Jullie planning​
  

​Verantwoorden houdt in dat jullie de keuzes kunnen toelichten: waarom werkt dit en  hoe is het projectresultaat een antwoord op de vraag van de opdrachtgever?

De pitch op 7 April

• Zowel de inhoud, als de vormgeving van de presentatie, als de mondelinge presentatie zijn onderdeel van de beoordeling voor het vak Projectmanagement
  
• De presentatie duurt max. 8 min. en de feedback van de opdrachtgever max. 5 min

voorbeelden GOKIT verantwoording

• ​Wie zijn jullie als team en hoe communiceren jullie?​
• Wat is jullie (exacte) opdracht (dus: wat is de specifieke wens en vraag van de klant en wat is de opdracht die jullie hebben gekregen van de opdrachtgever?)​
• Leg uit wat het programma inhoudt en waarom dit voldoet aan de eisen die de opdrachtgever heeft gesteld (houd de ‘opdrachtbevestiging’ altijd ernaast om dit goed te kunnen verantwoorden!)​
• Hoe ziet je projectresultaat eruit (het definitieve draaiboek voor het event)?​
• Hoe ziet jullie begroting eruit? (toon je volledige begroting van de kosten)​
• Hoe is de taakverdeling en de samenwerken (wie deed wat, waarom en hoe) verlopen, en hoe heeft dat bijgedragen aan een goede kwaliteit en een juist projectresultaat?​
• Heb je vergelijkingen gemaakt met andere evenementen, passen je keuzes bij de vraag van de opdrachtgever?​
• Hoe hebben jullie rekening gehouden met een projectrisico en welke oplossing hebben jullie?​
• Laat je projectplan zien, of neem de onderdelen uit je projectplan op in je presentatie, en ligt dit toe.​
• Een heldere mooie vormgegeven en foutloze presentatie die past bij de opdracht en de opdrachtgever.​

Projectplan

• Dit is je plan van aanpak incl. uitgebreide planning​ en je begroting
  
• ​In dit projectplan staat beschreven HOE je het beste eindresultaat voor de opdrachtgever gaat bereiken. ​
  
• ​Dit plan is voor intern gebruik, dus niet voor de opdrachtgever, maar voor jou en je projectleden
  
• Gebruik de template uit de Teams map

Onderdelen projectplan

Jullie projectplan bestaat uit 10 onderdelen, waar je het volgende in beschrijft:

1. Achtergronden​. Waar (in welke omgeving) speelt het project zich af? ​
   
2. Projectresultaat. Waarom doe je het project en wat is het op te leveren eindresultaat van het project?​
   
3. Projectactiviteiten. Wat moet gedaan worden om het resultaat te bereiken?​
   
4. Projectgrenzen. Wat doe je nog net wel en wat niet? ​
   
5. Tussenresultaten. Wat zijn de tussenresultaten (‘tussenproducten’?​
   
6. Kwaliteit​. Hoe zorgen we voor de kwaliteit van elk van de (tussen)resultaten? ​
   
7. Projectorganisatie. Wie doet er mee en hoe werk je samen? ​
   
8. Planning​. Wanneer gaat wie wat doen?​
   
9. Kosten en baten. Wat kost het project en wat levert het op? ​
   
10. Risico’s​. Waardoor kan het project mislukken? ​
    

Ga aan de slag met je project!

WAT TE DOEN;

• Overleg over wat er allemaal geregeld moet worden zoals  locatie, invulling programma, bereikbaarheid, uitnodigingen, aanmeldingen, een plattegrond, een programmaboekje, een draaiboek voor de dag, het projectplan
• Verdeel de taken, en vul dit in/aan op de projectorganisatie-document.​
• Leg je overleg vast in notulen en sla dit op in het projectarchief
• Head of production (of vervanger) vraagt feedback op bij docent en communiceert over de voortgang.

Opdracht vorige week: Onderzoek Skills The Finals

Op vrijdag 21 maart waren jullie naar een groot en leerzaam event,  Skills The Finals in de Rai Amsterdam.

Jullie gingen onderzoeken je hoe dit event tot stand

is gekomen, door de bril van de projectmanager.

Deze opdracht heb je met een groepje gemaakt. Lever dit in en vermeld daarbij met wie je samen hebt gewerkt. Deze opdracht telt mee voor Projectmanagement!