LES 4

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

PROJECTMANAGEMENT

Projectmanagement P3

Les 1.3.4

Marty Bosman

Programma vandaag

1. Waar staat jouw groepje met het event? Wat is de status?

2. We bespreken wat de status van jullie project is (to do - doing - done)

• Maak en bewaar de notulen 

3. Werk met je team aan het project door;

• Het uitwerken (en definitief maken) van het programma 
  
• Het bijhouden van de urenverantwoording
  
• Het werken jullie aan het draaiboek 
  
• Het opvragen van offertes en opzoeken van prijzen om prijsvergelijkingen te maken
  
• Het maken van een kostenoverzicht 
  
• Met maken van een productieplanning ​
  
• Het starten met het Projectplan (Plan van Aanpak)-document
  
• Bewaar ALLES in jullie projectarchief
  

Pitch

• Elk team presenteert met een pitch van maximaal 1 minuut de grote lijnen van het programma voor jullie evendag
  
• Na de pitch worden er vragen gesteld over de haalbaarheid​
  
• Akkoord of niet akkoord?
  

leerdoelen

• ​Jullie weten hoe het project ervoor staat omdat het projectarchief is bijgewerkt en ingevuld​
• Je kunt vertellen wat het dagprogramma voor jullie evenement is
• Je kunt uitleggen wat het belang van een draaiboek is en hoe en waarom je dit inzet (projectresultaat)​ 
• Je kan kostenbewust handelen bewijzen door offertes en prijsvergelijkingen die je hebt toegevoegd aan je projectarchief-mappen​
• Je kunt  uitleggen wat de kosten zijn omdat er een kostenoverzicht gemaakt​ is
• Je kunt uitleggen wat jij wanneer moet doen omdat er een productieplanning gemaakt is

WAT IS EEN DRAAIBOEK?

IN HET ALGEMEEN:

Een draaiboek is een hulpmiddel, medium of handleiding voor een gebeurtenis of evenement waarin tot in detail is beschreven wat er moet gebeuren, wat de mensen en middelen zijn, wanneer alles moet gebeuren en wie welke taak heeft. 

Hierdoor worden de geplande activiteiten in goede banen geleid en weet iedereen altijd wat hij/zij/hen moet doen.

Wat is het Kwalificatiedossier?

We lopen door lastige woorden heen

Overzicht van de afspraken, taken en handelingen

Beschrijf in je draaiboek alle afspraken, taken en handelingen op die gemaakt zijn of uitgevoerd moeten worden. Hiermee schets je een volledig beeld van wat er moet gebeuren. Als mensen niet weten waar zij aan toe zijn op het moment van het event, creëert dat chaos. ​Per afspraak, feit, handeling of taak beschrijf je de volgende punten:​

• De tijd​ (starttijd)
• De locatie​
• De verantwoordelijke(n) ​(naam of initialen)
• De activiteit​
• Eventuele notities​ / opmerkingen

Doe dit zo gedetailleerd mogelijk te zijn, zodat iedereen precies weet wie waar, wanneer en waarom verwacht wordt. Neem hierbij ook de reistijden heen- en terug bij op.

Hoe maak je een draaiboek

• Maak vijf kolommen: tijd, wie, wat, waar, opmerkingen. Dat is de basis van een draaiboek
  
• Loop door de hele dag heen, van begin tot einde
  
• Denk aan plan B en verwerk die acties ook in je draaiboek
  
• Verwerk de basisgegevens in je draaiboek; de naam van het event, het aantal gasten, locatie, datum en tijden, eindverantwoordelijke, contactgegevens team en aanspreekpunten, speciale gastenlijst en noodgevallen nummers (EHBO, BHV)
  
• Wijs 1 regisseur aan
  


• Evalueer aan het einde!
  

Een draaiboek voor een evenement zorgt ervoor dat uw evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt. Een draaiboek is een planning voor uw evenement, met nauwkeurige tijdstippen waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie.

Een evenementendraaiboek is opgebouwd uit de onderdelen die op de dag van het evenement zullen plaatsvinden. Ook staat de belangrijkste contactinformatie in een draaiboek en alle handelingen per persoon. Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen. Vaak is het ook handig om een bijlage toe te voegen met plattegronden van de locatie. U kunt voor dit laatste uiteraard verwijzen naar het programmaboekje, als u dat produceert.

TIPS VOOR HET MAKEN VAN EEN DRAAIBOEK

• Begin op tijd, het kost veel tijd dit goed te doen
  
• Maak het samen met een collega zodat je niets vergeet (2 weten meer dan 1)
  
• Vergeet je backup plan niet!
  
• Laat (belangrijke) mensen met elkaar kennismaken, dan weet iedereen wie wie is
  
• Check of er aparte draaiboeken voor de techniek nodig?
  
• Vergeet de vluchtroutes niet
  
• Plan eten en drinken van gasten en crew in
  
• Let op, je draaiboek is niet het programma!

• Vergeet de afbouw niet in te plannen
  
• Maak het overzichtelijk met kleuren
  
• Goede communicatie
• Bewaar het op een centrale plek 

Benodigdhedenlijst (definitieve lijst gaat ook in je draaiboek!)

1. Je maakt een overzicht van de diensten, materialen, middelen en locaties die je wilt gebruiken​.
2. Hou rekening met aan welke kwaliteit dit moeten voldoen.​
3. Wie zijn je leveranciers?​
4. Bij wie moet je zijn voor toestemming en gebruiksrechten​?
5. Voeg minimaal één offertevergelijking toe van leveranciers bij wie je een dienst of product wilt afnemen om te vergelijken.

Akkoord

Heb je een akkoord van de opdrachtgever?​
Dan start je met het Projectplan (kerntaak 2 van je opleiding)

Projectplan

• Ga aan de slag met het schrijven van je K2 projectplan​
  
• Dit is je plan van aanpak incl. uitgebreide planning​
  
• ​In dit projectplan staat beschreven HOE je het beste eindresultaat voor de opdrachtgever gaat bereiken. ​
  
• ​Dit plan is voor intern gebruik, dus niet voor de opdrachtgever, maar voor jou en je projectleden
  

Waar gaat jullie projectplan over?

Hoe jij je GOKIT regelt en bewaakt: ​

• Geld: je wilt je kosten (=uitgaven) tenslotte bewaken. Denk aan prijsafspraken die je maakt voor inzet mensen en materialen en hoe je deze registreert. (calculaties, urenregistraties, offertes)​
• Organisatie: welke mensen en materialen zet je in? Denk aan (team-)afspraken die je maakt en een overzicht van mensen en materialen. ​
• Kwaliteit: je neemt de verantwoordelijkheid voor de gewenste kwaliteitseisen. Denk hierbij aan: uitgebreide creatieve briefing​
• Informatie: je team wil goed geïnformeerd zijn en weten waar ze wat kunnen vinden. ​
• Tijd: alle activiteiten staan in een overzicht waarbij rekening gehouden met onvoorziene situaties

Onderdelen projectplan

Ons projectplan bestaat uit 10 onderdelen, waar je het volgende in beschrijft:

1. Achtergronden​. Waar (in welke omgeving) speelt het project zich af? ​
   
2. Projectresultaat. Waarom doe je het project en wat is het op te leveren eindresultaat van het project?​
   
3. Projectactiviteiten. Wat moet gedaan worden om het resultaat te bereiken?​
   
4. Projectgrenzen. Wat doe je nog net wel en wat niet? ​
   
5. Tussenresultaten. Wat zijn de tussenresultaten (‘tussenproducten’?​
   
6. Kwaliteit​. Hoe zorgen we voor de kwaliteit van elk van de (tussen)resultaten? ​
   
7. Projectorganisatie. Wie doet er mee en hoe werk je samen? ​
   
8. Planning​. Wanneer gaat wie wat doen?​
   
9. Kosten en baten. Wat kost het project en wat levert het op? ​
   
10. Risico’s​. Waardoor kan het project mislukken? ​
    

Ga aan de slag met je project!

WAT TE DOEN;

• Overleg over wat er allemaal geregeld moet worden zoals  locatie, invulling programma, bereikbaarheid, uitnodigingen, aanmeldingen, een plattegrond, een programmaboekje, een draaiboek voor de dag, het projectplan
• Verdeel de taken, en vul dit in/aan op de projectorganisatie-document.​
• Leg je overleg vast in notulen en sla dit op in het projectarchief
• Head of production (of vervanger) vraagt feedback op bij docent en communiceert over de voortgang.