LES 2

• Projectmanagement
• MBO
• Studiejaar 1

PROJECTMANAGEMENT

Projectmanagement P3

Les 1.3.3

Marty Bosman

Programma vandaag

​Opdrachtbevestiging 1.3 (15 min)​

Theorie projectorganisatie (10 min.)​

Teamrollen bepalen (10 min.)​

Projectorganisatie beschrijven a.d.h.v. teamrollen (15 min.)​

Debriefing opdracht

Werken aan opdracht​

Pitchen status project met 1 volledige sheet​

Afsluiten en vooruitkijken op de volgende les

leerdoelen

Na vandaag…​

• Heb je als team bepaald wie/welke teamrol op zich neemt​
  
• Heb je de projectorganisatie op papier​
  
• Is het Teams-kanaal per team ingericht ​
  
• Is er een taakverdeling voor het project​
  
• Weet je waarom tijdbewaking en registratie binnen een project belangrijk is en kan je zelf een urenregistratie invullen.
  

Voorbereiding op en pitch debriefing 

• In de eerste les hebben we de opdracht zelfstandig doorgenomen en hebben jullie vragen bedacht.
  
• Bedenk welke informatie je nog nodig hebt voor de debriefing zodat je deze met je team kan voorbereiden. Deze vragen stel je aan de docent. 
  
• Maak vervolgens samen de debriefing van de opdracht. Uit deze debriefing blijkt dat je weet wat jullie opdracht is. Pitch dit in 1 minuut. Je werkt in je team, 30 minuten.

9 kwaliteiten van een succesvol team

1. Geloof in elkaar en zichzelf​
   
2. Alles mag gezegd worden. Teamleden voelen zich veilig​
   
3. Ieder teamlid neemt eigenaarschap voor het eigen aandeel​
   
4. Duidelijke focus op teamdoelen en resultaat​
   
5. Ze ondersteunen elkaar​
   
6. Er wordt veel plezier gemaakt​
   
7. Ze werken zeer georganiseerd​
   
8. Ze krijgen de juiste leiding​
   
9. Ze zijn stuk voor stuk uniek. En zien de meerwaarde daarvan.​
   

Projectmatig werken

Kenmerken projectmatig werken:​

• Het project is eenmalig.​
  
• Het project heeft een duidelijk begin en eind.​
  
• Er is een tijdelijke samenwerking met verschillende mensen.​
  
• Het project heeft een opdrachtgever die een specifiek doel heeft.​
  
• Het project heeft een resultaat dat het hierboven genoemd doel gaat bereiken.​
  

​

1 Head of production

Verantwoordelijkheden (waar kun je iemand op aanspreken?):​

• Communicatie met opdrachtgever + terugkoppelen team​
  
• Overleggen organiseren en voorzitten​
  
• Motiveren goede samenwerking​
  
• Bewaken van GOKIT (planning, budget, kwaliteit projectresultaat, informatie)​
  

Taken (wat moet je doen?):​

• Informatie verzamelen die nodig voor het projectplan
  
• Contact onderhouden met opdrachtgever en team ​
  
• Alle taken van de producers duidelijk hebben en checken op voortgang​
  
• Bijdrage leveren aan taken van de producer waar nodig
  
• Probleemoplossend handelen​
  
• Haalbaarheid checken ​en final checks
  

2 of 3 producers per team

Verantwoordelijkheden:

Contact houden met head of production over voortgang, taken, of planning wel/niet behaald wordt, als kosten overschreden worden, als er meer tijd nodig is.​

Taken:​

• Logboek urenverantwoording (individueel)​
  
• Planning maken​
  
• Voorcalculatie maken​
  
• Kosten bijhouden​
  
• Offertes vergelijken en aanvragen​
  
• Projectarchief aanmaken + bijhouden​
  
• Informatietools inzetten ​
  
• Draaiboek onderzoek​
  
• Notuleren​
  
• Feedback vragen bij head of productions
  

Rolverdeling

Nu we meer weten over rollen en taken, kijken we nogmaals naar de rolverdeling van jullie projectteam. Klopt deze?

Je functie (en daarbij horende werkzaamheden) is op basis van je competenties (dus waar je goed in bent). Jullie gaan nu  ontdekken welke rol in dit project bij wie past, of wat je leuk vindt om te doen binnen een projectteam.​

Per team is er een Head of production (‘projectleider’) en zijn er 2 of 3 producers. Beantwoord de vragen nogmaals:​

Waar ben je goed in?​

Wat vind je leuk?​

Waar wil je je nog in ontwikkelen?​

Waar heb je al ervaring in?​

Waar ligt niet jouw kracht of behoefte?​

Werk het bestand bij! (10 minuten)

Ga aan de slag met je project

Verdeel de taken, en vul dit in/aan op de projectorganisatie-document.​

Wat moet er allemaal geregeld worden, denk aan: locatie, programma, bereikbaarheid, uitnodigingen, aanmeldingen, een plattegrond, een programma, een draaiboek voor de dag. Wat moet daarvoor geregeld worden?

We lopen een aantal begrippen door.

Urenregistratie

Je houdt tijdens dit project een urenregistratie bij​.

Tijd = geld, en dit moet je dus kunnen verantwoorden naar je opdrachtgever.​

Iedere les vult een daarvoor 1 verantwoordelijk teamlid een urenverantwoording in voor alle teamledan in Excel (staat in Teams). ​

Download deze uit ‘bestanden’ in Teams, en sla deze op onder ‘communicatie intern’, bestandsnaam: Urenregistratie_Team 1_PRM

INDIEN NOG NIET GEDAAN: maak je projectarchief aan

Je archiveert alle relevante documenten in je projectarchief. Hieraan geef je vanzelfsprekend de juiste bestandsnaam. 

Maak een nieuwe hoofdmap aan met een logische naam (projectarchief). Voeg de volgende mappen toe:

​

01 Communicatie intern​

02 Communicatie extern​

03 Planning​

04 Financiën​

05 Ontwerp​

06 Onderzoek

De planning

Er is een verschil tussen:​

De planning van je gehele project​ 

en

Het draaiboek (het projectresultaat) met daarin de planning voor het evenement.​

​

In de planning van je project neem je bijv. op: ​

Warenonderzoek naar activiteiten en locaties, catering, offertes opvragen,​ uitzoeken prijsinformatie​, zaal reserveren

Etc. ​

Dus zoek uit: wat komt er allemaal kijken bij deze ‘productie’. Wie, wat, zet ik wanneer in?

De planning

• Productieplanning: Je maakt een planning waarin zo gedetailleerd en realistisch projectactiviteiten voor de voorbereiding, productie en nazorg staan opgenomen, de tijdsduur, wie hiervoor verantwoordelijk is en waarin rekening is gehouden met onvoorziene omstandigheden. ​
  
• ​Dagelijkse planning: bespreek welke taken er vandaag uitgevoerd moeten worden. 
  
• ​Maak evt. gebruik van Template planning.​
  
• Je planning is niet in beton gegoten, hier komt telkens iets bij; deze wordt steeds uitgbreider.​
  
• ​Om een planning te kunnen maken heb je nodig: mensen/materialen-lijst, de projectactiviteiten moeten bekend zijn, en de projectrisico’s.​
  

Benodigdhedenlijst

• Je maakt een overzicht van de diensten, materialen, middelen en locaties die je wilt gebruiken, inzetten, aan welke kwaliteit deze moeten voldoen, wie de leverancier is, bij wie je moet zijn voor toestemming, wanneer je deze wilt inzetten en wat hiervoor nodig is. ​
  

• Voeg minimaal één offertevergelijking van 2 offertes toe van leveranciers bij wie je een dienst of product wilt afnemen. 
  

• Uiteindelijk maken jullie een keuze, waarbij je volgens GOKIT uitlegt waarom jullie deze keuze maken.
  

Draaiboek voor de dag

Wanneer kun je met je draaiboek starten? Deel je draaiboek in op: ​

• wie​
  
• wat ​
  
• waar​
  
• wanneer (exacte dag + tijd)​
  
• Contactgegevens mensen ​
  
• Benodigde materialen​
  
• Bijzonderheden ​
  
• Checklist (als activiteit heeft plaatsgevonden een vinkje)​