Secretarieel | Intro

• Economie & Ondernemen
• Economie en Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b, k
• Leerjaar 3,4

Economie & Ondernemen

Secretarieel hoofdstuk 1

Frontoffice

Frontoffice taken zijn taken waarbij je direct in contact staat met de klanten, gasten en bezoekers. 

Voorbeelden zijn: 

• Telefoneren;
• E-mailen;
• Afhandelen van klachten;
• Ontvangst van bezoekers;
• Presenteren van het bedrijf;
• Verzorgen van rondleidingen.
  

Wat is de andere naam voor receptioniste?

Waar staat de afkorting ROA voor?

Backoffice

Backoffice taken zijn taken waarbij je niet direct in contact staat met de klanten, gasten en bezoekers. Dit zijn vaak taken die je vanuit een kantoor uitvoert.

Voorbeelden zijn: 

• Organiseren van bijeenkomsten;
• Bijhouden van agenda's;
• Verzorgen van telefoongesprekken;
• Verzorgen van post;
• Maken van planningen;
• Boeken van zakenreizen.

Backoffice en Frontoffice

Bij secretariele werkzaamheden onderscheiden we dus back- en frontoffice. Ken jij de verschillen inmiddels?

Zoek op de site van het Summa college een opleiding die te maken heeft met secretarieel werk. Maak hiervan een printscreen en upload deze via LessonUp.

Bekijk de afbeelding aan de linkerzijde. Bol.com krijgt hier een vraag van een klant. Hoe zou jij als medewerker van Bol.com reageren op deze vraag? Typ hieronder jouw reactie.

Wat vind jij van de reactie van de webcare van Vodafone?

1. Leuk, een geintje moet kunnen!
2. Niet professioneel. Ik zou dat niet doen.

00:25

Welke taak noemt de secretaresse niet op?

1. Brieven schrijven
2. Telefoon opnemen
3. Koffie inschenken
4. Notuleren

00:38

Welke vier eigenschappen worden er benoemd?

00:52

Wat wordt bedoeld met: "De secretaresse is de ogen en oren van het bedrijf"?

Dit betekent dat de secretaresse...

1. alle signalen van bezoekers en collega’s moet opvangen.
2. alle signalen van collega’s moet opvangen.
3. de eerste persoon is die bezoekers tegenkomen.
4. alle signalen van bezoekers moet opvangen.

01:35

Wat vind je van de manier waarop de secretaresse met de bezoeker omgaat?

Lees de omschrijving van de onderstaande opleiding van het Summa College:

Jouw studie: Office assistant (bbl) 

Als office assistant ben je de spil van het bedrijf. Jij bent het communicatieknooppunt: je onderhoudt contact met directeuren, managers en afdelingshoofden, maar ook met klanten en zakelijke relaties. Om niet verstrikt te raken, is het belangrijk dat je het overzicht bewaart en je werkzaamheden goed organiseert. 

Taal is jouw tool. Je communiceert de hele dag, zowel schriftelijk via brieven en e-mails als mondeling aan de telefoon en met mensen aan de balie. Een office assistant is op taalgebied dan ook goed ontwikkeld. Op school werk je aan je Nederlands, Engels en Duits.  

Als office assistant organiseer je vergaderingen, je notuleert en verzorgt correspondentie, archief en agenda’s van bijvoorbeeld de leidinggevende of directeur. Je hebt maar één kans voor een eerste indruk. Dit is ook zo voor bedrijven. Als jij bezoekers ontvangt, ben je vriendelijk en maak je het hen gemakkelijk. Op school leer je alle vaardigheden om een organisatie perfect van dienst te kunnen zijn.

Zou de opleiding "Office assistant" bij jou passen?

1. Ja
2. Nee

Eigenschappen en vaardigheden

Je bent communicatief vaardig als je goed kunt communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit houdt in in dat je goed kunt luisteren, maar ook goed kunt reageren. Je voelt dus goed aan wat je wel en en wat je niet kunt zeggen of schrijven.

Eigenschappen en vaardigheden

Je moet ook tegen spanning kunnen, ermee om kunnen gaan. Dit noemen we stressbestendig zijn.

Dit kun je leren door goed te plannen en door aan te geven als er te veel werk op je afkomt. Wat belangrijk is doe je eerst,

Soms wordt er veel van je verwacht. Geef duidelijk aan wat je wel en niet kunt en blijf rustig. Door gestrest te raken bereik je niets.

Voel jij je soms gestrest?

1. Ja
2. Nee

Wat is stress volgens jou?

Wanneer wordt stress volgens jou een probleem?

Eigenschappen en vaardigheden

Als secretarieel medewerker moet je vaak snel wisselen van taak. Je moet dan flexibel zijn. Dat betekent dat je je makkelijk aanpast als een situatie verandert.

Sommige bedrijven verwachten dat je langer doorwerkt als je het werk niet af krijgt vanwege drukte. Ook daarin moet je flexibel zijn.

Eigenschappen en vaardigheden

Samenwerken is een belangrijke eigenschap die die een secretarieel medewerker dient te bezitten. Je moet met allerlei collega's kunnen samenwerken.

Eigenschappen en vaardigheden

Ook moet je netjes kunnen werken. Dit betekent dat je:

• Foutloos een brief kan schrijven;
• Alles netjes kan opbergen;
• Goed kan plannen;
• Op tijd dingen doorgeeft;
• Op tijd je werk afhebt.
  

Eigenschappen en vaardigheden

Tenslotte moet je representatief zijn. Dit betekent dat je met je uiterlijk en houding het bedrijf goed vertegenwoordigd. Je kleding, uitstraling, make-up en houding moet zo goed mogelijk bij het bedrijf passen.

Vind je de persoon op de foto representatief?

1. Ja
2. Nee

Vind je de persoon op de foto representatief als ze zou werken in een tattoo-shop?

1. Ja
2. Nee