Inkoop & voorraad

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 1

Magazine: Inkoop & voorraad

Wat gaan we doen vandaag:

Terugkijken naar afgelopen week:

• Examen P2-K1 Bestelt en beheert de voorraad
  
• Keuzedelen
• POK

Wat gaan we doen vandaag:

Inkoop en voorraad

Inkoop en voorraad 

Als horecabedrijf focus je in eerste instantie op de verkoop; op gasten aantrekken en hen zo veel mogelijk te laten besteden. Maar tegenover het draaien van omzet staan de inkoop en het voorraadbeheer. Die twee zijn net zo belangrijk als de verkoopkant. Sterker nog, wanneer je hier bewust mee aan de slag gaat, valt er veel voordeel te behalen. 

.

Doelen voor vandaag:

-Levering en opslag

-Voorraadbeheer

-Bestellen en leverancierskeuze 

1. Leveringen en opslag

Het succes en de kwaliteit van een horecabedrijf leunen voor een deel op de kwaliteit van leveranciers. Een goede leverancier is iemand die meedenkt, loyaal is en in staat om snel te reageren. Hiervoor heeft de leverancier wel duidelijke leveringscondities nodig.

Welke afspraken maak je met je leverancier?

Welke afspraken maak je met je leverancier?

wanneer

frequentie

betaling

Specifieke afspraken

In de leveringscondities maak je dus afspraken over:

• wanneer
  
• frequentie
  
• betaling
  

Welke afspraken kun je nog meer maken?

Wat is een kickback?

Welke afspraken kun je nog meer maken?

Daarnaast kun je ook specifieke afspraken maken met de leverancier over bijvoorbeeld waar geleverd wordt.
In een kelder, in de koeling of vriezer.
Wat is een kickback?
Grote leverancier geven vaak een kickback over het totale bestelbedrag aan het einde van het jaar. Deze kickback is dan meestal gekoppeld aan een minimum bestelbedrag. Heb je bijvoorbeeld voor € 300.000 besteld hebt, dan ontvang je een kickback van 20% = € 60.000. Je kunt dit zien als uitgestelde korting.

Leveringen controleren

Als zelfstandig werkend gastvrouw/-heer ben jij verantwoordelijk voor de controle van de leveringen. Er moet worden gecontroleerd op temperatuur, verpakking, kwaliteit en houdbaarheidsdatum van geleverde dranken, producten en non-food artikelen. Ook moet worden gecontroleerd of de aantallen en gewichten juist zijn, en of er afwijkingen in de bestelling en prijsafspraken zijn.

Je kunt er namelijk niet blind van uitgaan dat de leveringen juist zijn. Je moet altijd meelopen tijdens de levering en een steekproef doen om de kwaliteit te controleren. Deze steekproef dien je ook te noteren op de registratieformulieren uit de Hygiënecode.

Welke stappen zet je bij een foute levering?

Welke stappen zet je bij een foute levering?

1. Leverancier bellen

2. Apart zetten

3. Administreren HACCP

Waarom is het belangrijk om de foute levering te administreren op de HACCP-lijst voor leveringen?

NVWA?

Welke stappen zet je bij een foute levering?

1. Leverancier bellen
2. Apart zetten

3. Administreren HACCP

Waarom is het belangrijk om de foute levering te administreren op de HACCP-lijst voor leveringen?

Wat betekend NVWA?

haccp.iminor.nl

Herhaaldelijke fouten

Heb je foutieve leveringen goed geregistreerd, dan kun je ook zien of iets vaker fout gaat. Als dat zo is, kun je een serieus gesprek aangaan met de leverancier of zelfs overwegen om van leverancier te veranderen.

Na het controleren van de ontvangen levering moet je deze opslaan in de voorraad.

Opslagplaatsen

Standaard opslagplaatsen maken het beheren van de voorraad veel makkelijker en effectiever. Wanneer je op alle stellingen stickers of labels plakt welk product waar hoort kan iedereen het juist opslaan en weet iedereen het altijd te vinden. 

Koelketen

Bij het opslaan van de voorraad moet je niet alleen rekening houden met waar je dat doet, maar ook hoe. Veel producten hebben namelijk een bepaalde temperatuur. Die moet je tijdens het opslaan behouden. Je noemt dit ook wel de koelketen.

Producten hebben allemaal een andere optimale temperatuur.

Wat betekend:

• TGT
  
• THT

Een THT-datum staat op producten die niet snel bederven. Na de THT-datum kan de kwaliteit van het product achteruit gaan, maar smaakt het meestal nog goed. Je kunt het dan nog wel veilig eten.

Een TGT-datum staat op zeer bederfelijke producten. De TGT-datum is de laatste dag waarop het nog veilig is om het product te eten.

2. Voorraadbeheer

Inkoop en voorraadbeheer hebben een cyclus: beleid maken, uitvoeren, evalueren en bijsturen. Door je inkoop en voorraad regelmatig te evalueren, voorkom je een te grote voorraad en kun je de bedrijfsresultaten verbeteren.

Hoe groot de voorraad is heeft te maken met de omloopsnelheid.

Wat betekend de omloopsnelheid?

Waste

Horecabedrijven worden steeds scherper op hun voorraadbeheer om zo min mogelijk te verspillen en zo hun ‘footprint’ te verkleinen. Bij sommige bedrijven is dit zelfs hun concept. Denk bijvoorbeeld aan:

no waste: zo min mogelijk verspillen

zero waste: helemaal niets (0%) verspillen

Voor jou betekent dit een ontzettend scherp voorraadbeleid, maar ook creatief zijn om producten misschien op een andere manier alsnog te gebruiken.

Derving

Door het invullen van de dervinglijsten kun je goed inzichtelijk maken hoeveel je bijvoorbeeld aan eten en geld verspilt. Tel de verkoopwaarden van het weggegooide bij elkaar op en deel dit ook met het team.

Alles wat je weggooit komt als een kostenpost op de verlieskant van de winst- en verliesrekening. Dit getal wil je dus zo laag mogelijk houden.

Weetje

Met een ontzettend scherp inkoop- en voorraadbeleid is het mogelijk om een voorraad te houden van slecht 1% van de jaaromzet. Dit zeer wenselijk omdat voorraad waar je niets of te weinig mee doet, eigenlijk zonde van het uitgegeven geld is.

Automatisering

Automatiseren betekent dat je bepaalde dingen altijd op dezelfde manier doet, bijvoorbeeld op maandag de drank bestellen, maar ook vaste leverdagen. Stel dat de drankleverancier altijd op woensdag en vrijdag komt en je bent vergeten op maandag te bestellen waardoor hij op een andere dag moet komen, dan kan hij daar extra leveringskosten voor in rekening brengen. Zonde! Als je dit geautomatiseerd had, dan was dit voorkomen.

Om te kunnen automatiseren, moet je kijken naar de:

• omloopsnelheid
  
• prognoses
  
• leveringscondities

3. Bestellen en leverancierskeuze

De kwaliteit van jouw producten hangt samen met de kwaliteit van jouw leveranciers. Het is handig om leveranciers te hebben die niet alleen goede prijzen rekenen, maar ook met je meedenken, je adviseren, je inspireren en flexibel zijn in de leveringen wanneer dat nodig is.

Leveranciers selecteren

Bij het selecteren van leveranciers maak je een onderscheid tussen de belangrijkste en minder belangrijke leveranciers. Sommige producten zijn makkelijk bij diverse leveranciers te bestellen, waardoor je makkelijk kunt switchen wanneer dat nodig is, terwijl andere leveranciers specialistischer en vaak ook bepalender zijn voor de kwaliteit van je producten. Het is dan fijn om wel altijd een tweede leverancier achter de hand te hebben wanneer je eerste leverancier niet kan leveren. Zo waarborg je kwaliteit.

Wanneer je gaat bepalen welke leverancier bij jullie mogen leveren, doorloop je een aantal stappen.
Welke stappen doorloop je?

Welke stappen doorloop je?

1. Bepalen welke producten je nodig hebt.

2. Offertes aanvragen bij verschillende leveranciers

3. Onderhandelen met de meest interessante leveranciers

4. Leveranciers selecteren

5. Inkoopspecificaties afspreken

6. Registratie leverancier  verzamelen

Inkoopspecificatie

Bij het bepalen van de inkoopspecificaties dien je goed rekening te houden met de beschikbare tijd in uren van het team. Laat je het fruit voor de smoothies ongewassen binnenkomen, dan kost dat tijd voor het bedieningspersoneel om dit te wassen. Vaak is het dan goedkoper om het gewassen binnen te laten komen.

Bestelbonnen moet je altijd bewaren in je administratie. Hiermee kan worden gecontroleerd wat besteld en geleverd is. Het moet overeenkomen met de betaalde facturen. Waar je deze bewaart en of je ze digitaal of in hardcopy bewaart is afhankelijk van de bedrijfsvoorschriften, de afspraken die jullie onderling hierover hebben gemaakt.

Naslagwerk

SVH Alles naar wens?

Hoofdstuk 7 Ontvangen opslaan en bestellen van goederen

• Maak de magazine Inkoop & verkoop
• Praktijkopdrachten:

8. Hoe behandel je een retourzending af?

9. Hoe beheer je de voorraad?

Examen opdracht P2-K1 Bestelt en beheert de voorraad