Audit - Les 6 - Follow-up en onderhoud auditsysteem

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

Welkom

Auditor - Les 6 - Follow-up, Check, Act

IBS Bedenken en Produceren

Lesplanning

• Terugblik: 10 minuten
• Inleiding: 15 minuten
  
• Theorie en project: 150 minuten
• Afsluiting: 5 minuten

Terugblik

• Auditbevindigen
• Auditrapport

Terugblik BPV

Werk in 10 minuten individueel onderstaande vragen uit:

• Naar wie werden de resultaten van audits teruggekoppeld?
  
• Wat werd er met de resultaten van audits gedaan?
  
• Hoe werd er gecontroleerd of de resultaten van audits opgepakt werden?

Lesdoelen

• Je trekt conclusies voor het auditplan en de inhoud van de audits op basis van de verschillenanalyse
• Je past het auditplan en de inhoud van de audits aan op basis van de verschillenanalyse
• Je monitort de voortgang van de verbeteringen

Do

• Voorbereiding
• Documentenaudit
• Gesprekken, observaties
• Rapportage
• Follow-up

Follow-up

• Oorzaak afwijkingen bepalen
• Bepalen of maatregelen noodzakelijk zijn om te voorkomen dat een afwijking zich nogmaals voordoet
• Opstellen maatregelen
• Invoeren maatregelen 
• Verifiëren maatregelen

Soorten maatregelen

• Correctieve maatregel
  

• Corrigerende maatregel
  

• Preventieve maatregel

Welke maatregelen neem je?

• "De productwijziging en etikettering is niet vlekkeloos. Het product kaaskoekjes is gewijzigd vanwege de beschikbaarheid van grondstoffen en receptwijziging door een leverancier. De declaratie op folie is nu niet correct. Er worden meer ingrediënten genoemd dan aanwezig. Op 8-11-2023 werd met de klant afgesproken dat de folie te zijner tijd zou worden gebruikt en gewijzigd. De rotatie is vrij laag en de voorraad nog steeds hoog wat resulteert in een voorspelde productieperiode van ten minste één jaar na 17-4-2024. Deze periode is niet acceptabel omdat het alleen voor kostenbesparing is en technisch gezien is een veel snellere wijziging mogelijk."

Welke maatregelen neem je?

• "Opslag van tussenproducten is niet conform goede productiepraktijken. Tussenproduct kruidnoten worden opgeslagen in een bak met een transparante kleurloze voering. De voering is moeilijk te zien en het risico op schade tijdens het vullen is aanwezig, wat plastic in de productstroom zou kunnen creëren (beschadigde folie werd gezien, maar geen verontreiniging." 

Welke maatregelen neem je?

• "De audit van 27-3-2023 management, sales en purchase omvat onder andere de management review die de auditor schreef en is dus niet onafhankelijk." 

Welke maatregelen neem je?

• "Het kalibratieproces is niet correct uitgevoerd. De weegschalen zijn intern gekalibreerd met een set gewichten. Eén weegschaal weegt tot 150 kg en een andere weegschaal weegt tot 30 kg. Beide weegschalen zijn gekalibreerd met de set tot 1 kg. De ingrediënten die erop worden gewogen zijn max 25 kg. De kalibratie wordt dus niet uitgevoerd in het weegbereik van de weegschaal. De weegschalen voor het wegen van eindproducten zijn correct gekalibreerd en daarom C-gegradeerd." 

Verifiëren maatregelen

• Uitgevoerd binnen afgesproken termijn?
• Oorzaak weggenomen?
• Gewenste resultaat bereikt?
• Voldoende effectief?
• Resultaten geregistreerd?
• Maatregel gedocumenteerd?

Check (evalueren)

• Auditprogramma uitvoerbaar?
• Auditdoel?
  
• Kwaliteit auditor?
• Tijdsbesteding?
  
• Kwaliteit auditrapport?
• Doorlooptijd?
• Communicatie?
• Kosten?

Act (aanpassen)

• Aanpassen auditprocedure
  
• Aanpassen auditprogramma
• Zorgvuldiger formuleren auditdoel
• Bijscholen auditoren
• Aanpassen documenten
• Aanpassen doorlooptijd

En tot slot: archiveren!

Project

• Een beschrijving van de controle op de voortgang van de verbetering van de auditbevindingen
  

Lesdoelen

• Je trekt conclusies voor het auditplan en de inhoud van de audits op basis van de verschillenanalyse
• Je past het auditplan en de inhoud van de audits aan op basis van de verschillenanalyse
• Je monitort de voortgang van de verbeteringen

Afsluiting

• Hoe heb je de lessen ervaren?

       Geef een rapportcijfer van 1-10. 1: zeer slecht, 10: zeer goed

• Top: Wat vond je goed?
• Tip: Wat kan er beter?

Welkom

Audit - Les 7 - Follow-up en onderhoud auditsysteem

IBS Verbeteren van de kwaliteit

Toetsvragen studenten

Terugblik - Les 6 - Auditrapportage

• Auditrapportage
• Afwijkingenformulier
• Uitgebreide rapportage

Follow-up en onderhoud
auditsysteem?

Lesdoelen

Aan het eind van deze les:

• Weet je welke activiteiten er bij de follow-up horen
• Kun je verschillende maatregelen onderscheiden
• Kun je uitleggen hoe waar je rekening mee moet houden bij het onderhoud van een auditsysteem 

Follow-up

• Oorzaak afwijkingen bepalen
• Bepalen of maatregelen noodzakelijk zijn om te voorkomen dat een afwijking zich nogmaals voordoet
• Opstellen maatregelen
• Invoeren maatregelen 
• Verifiëren maatregelen

Soorten maatregelen

• Correctieve maatregel
  

• Corrigerende maatregel
  

• Preventieve maatregel

Verifiëren maatregelen

• Uitgevoerd binnen afgesproken termijn?
• Oorzaak weggenomen?
• Gewenste resultaat bereikt?
• Voldoende effectief?
• Resultaten geregistreerd?
• Maatregel gedocumenteerd?

Onderhoud auditsysteem

• Kwaliteit waarborgen 
• Auditproces verbeteren

Check (evalueren)

• Auditprogramma uitvoerbaar?
• Auditdoel?
  
• Kwaliteit auditor?
• Tijdsbesteding?
  
• Kwaliteit auditrapport?
• Doorlooptijd?
• Communicatie?
• Kosten?

Act (aanpassen)

• Aanpassen auditprocedure
  
• Aanpassen auditprogramma
• Zorgvuldiger formulieren auditdoel
• Bijscholen auditoren
• Aanpassen formulieren en documenten
• Aanpassen doorlooptijd

En tot slot: archiveren!

Lesdoelen

Aan het eind van deze les:

• Weet je welke activiteiten er bij de follow-up horen
• Kun je verschillende maatregelen onderscheiden
• Kun je uitleggen hoe waar je rekening mee moet houden bij het onderhoud van een auditsysteem 

Opdracht

Nr. 1 t/m 4 verslag afgerond?

Voer een auditgesprek:

• Aan de hand van de verschillende fases
• Pas de verschillende vragen en LSD op de juiste manier toe
  
• Wees je bewust je non-verbale communicatie en stem die af op de auditee
  

Opdracht

Voer de audit bij VD42T uit en stel een individueel verslag op

• Zie beoordelingsformulier verslag
• Maximaal 10 A4

Opdracht op Teams 

Waaruit bestaat de follow-up als de auditor geen afwijkingen heeft geconstateerd?

1. Oorzaak bepalen, maatregelen opstellen, invoeren en verifiëren
2. Maatregelen opstellen, invoeren en verifiëren
3. Er zijn geen vervolgactiviteiten
4. Dit bepaald de auditor

Welke maatregel neem je om een afwijking weg te nemen?

1. Correctieve maatregel
2. Corrigerende maatregel
3. Preventieve maatregel

Wie kan de genomen maatregelen n.a.v. een audit verifiëren?

1. Kwaliteitsmanager
2. Dezelfde auditor
3. Andere auditor
4. Iemand anders

Welke fase in van het auditsysteem volgt na de follow-up?

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Welke fase van het auditsysteem evalueer je tijdens de check-fase

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Uit welke fase van het auditsysteem gebruik je informatie om het auditproces bij te sturen/te verbeteren?

1. Plan
2. Do
3. Check
4. Act

Terugblik - Les 7 - Follow-up en onderhoud auditsysteem

• Follow-up
• Soorten maatregelen
• Verifiëren maatregelen
• Onderhoud auditsysteem
• Check (evalueren)
• Act (aanpassen)