BAE09. Archiveren

• Bedrijfsadministratie
• MBO
• Studiejaar 1

Nieuwe periode... nieuwe kansen! 

• Gefeliciteerd! Nieuwe periode: 1. 3 alweer!
• Deze week laatste hoofdstuk uit deel 1. Bedrijfsadministratie elementair
• Na de voorjaarsvakantie starten we met boek 2. Bedrijfsadministratie Basis.
• 
  

Met welk gevoel begin aan de tweede helft van het jaar?

😒🙁😐🙂😃

Hoofdstuk 9. Archiveren

In elk examen zitten een paar vragen over theorie zoals het onderwerp archiveren!

Wat is archiveren?

1. bewaren van documenten
2. opbergen van documenten
3. opslaan van gegevens
4. alle antwoorden behoren tot archiveren

§ 9.1. Wat is archiveren?

Geef aan of de volgende uitspraken juist of onjuist zijn.

Juist

Onjuist

Documenten zijn geschreven of gedrukte bewijsstukken die zijn bewaard.

Een archief is de ruimte waar de documenten worden bewaard.

Een archief is het totaal van alle documenten die een organisatie verzamelt en bewaart

Digitale documenten sla je niet op in een archief

§ 9.1. Wat is archiveren?

Sleep de rekening naar de bijbehorende component. 

Uitgaand

Inkomend

Intern

Teamafspraken

Rekeningen

Inkoopfactuur

Nota energieverbruik

 magazijnafgiftebon

Notule vergadering

Verkoopfactuur

Adreswijziging klant

Reclamefolder

Telefoonmemo

Offerte voor een klant

Kopie verkoopfactuur

Een archiefbeheerder houdt een archief bij.

Wat is de juiste volgorde van handelen door een archiefbeheerder?

1. bewaren, uitlenen, orderen, verzamelen van documenten
2. bewaren, verzamelen, uitlenen en ordenen van documenten
3. verzamelen, ordenen, bewaren en uitlenen van documenten
4. verzamelen, bewaren, ordenen en uitlenen van documenten

§ 9.3. Bewaarplicht en bewaartermijn

Ondernemingen archiveren documenten:
(meerdere antwoorden mogelijk)

1. omdat het moet van externe instanties.
2. als aanvulling van het geheugen van de organisatie.
3. om te beschikken over bewijsstukken als daarom wordt gevraagd.
4. Een opgeruimd archief werkt overzichtelijk.

9.2. Bewaarplicht

Basisgegevens administratie:

• Het grootboek
• Debiteuren- en crediteurenadministratie (incl. adressen, contracten, etc.)
• in- en verkoopadministratie

• De loonadministratie
• De voorraadadministratie

§ 9.2. Bewaarplicht en bewaartermijn

Wat kunnen de gevolgen zijn als bij een belastingcontrole blijkt dat de administratie niet op orde is?

Particulieren hebben geen bewaartermijn. Wat wordt er geadviseerd om documenten te bewaren?

§ 9.3. Coderen van documenten

Zet de volgende kentekens in juiste volgorde:

47-PT-RD/ 34HF-YB/ 34-ZK-HG/ 47-HF-YB

Een factuur wordt meestal ............. gearchiveerd.

1. Chronologisch
2. Nummeriek
3. Alfabetisch
4. Alfanummeriek

§ 9.3. Soorten archief

Opslag van documenten die niet meer worden gebruikt, maar waarvan de bewaartermijn nog niet is verstreken.

Opslag van documenten die in behandeling zijn.

Opslag van documenten waarop je vermoedelijk geen reactie meer krijgt

Opslag van documenten die van belang zijn voor het uitvoeren van controles

Dynamisch archief

Semistatisch archief

Permanent dossier

Statisch archief

Welke documenten moeten altijd op papier worden bewaard

1. Balans en resultatenrekening
2. Salarisstroken van personeel
3. Verkoopfacturen
4. Notulen van de teamvergadering

offerte die nog 17 dagen geldig is

Jaarrapport van vorig jaar

Verlopen offerte  voor de aanvraag van een nieuwe pc

Brieven die nog beantwoord moeten worden

een adreswijziging van een leverancier die is verwerkt

Bankafschriften van 3 jaar geleden

Een factuur die vorig kwartaal is betaald.

Dynamisch archief

Semistatisch archief

Permanent dossier

Statisch archief

Prullenbak

Uitspraak 1: Digitaal archiveren vervangt authentieke documenten en bespaart ruimte
Uitspraak 2: Bij digitaal archiveren is het coderen van documenten niet van belang

1. Uitspraak 1 juist, uitspraak 2 onjuist
2. Uitspraak 2 juist, uitspraak 1 onjuist
3. Beide uitspraken zijn juist
4. Beide uitspraken zijn onjuist

Waarvoor staan de letters AVG?

Aan de slag:

Maak deze week:

1. Maak daarna de kennisopgaven 19 t/m 20 (vanaf blz. 284)
2. Maak alle routine opdrachten van hoofdstuk 9 (vanaf blz. 286)
3. Heb je het boek 'Bedrijfsadministratie basis' nog niet besteld, dan doe je dat alvast.