Les 1 - Interne schriftelijke communicatie

• Thema AABS
• MBO
• Studiejaar 1

Les 1 Interne schriftelijke communicatie

Wat gaan we doen?

Week 1 - Interne communicatie

Week 2 - Externe communicatie

Week 3 - Webcare

Week 4 - Webcare

week 5 - Schrijven voor de website

week 6 - Analyse SWOT

week 7 - Canvas model

week 8 - Redigeren is een hit

week 9 - Inhalen / afronden

Herfstvakantie 26 oktober - 3 november

week 10 - Bufferweek

Lesdoelen

• Schriftelijke communicatie
• Communicatielijnen
• Het schrijven van een e-mail
• Het schrijven van notulen
• Teksten redigeren

Interne schriftelijke communicatie

In een organisatie wordt heel veel gecommuniceerd. Communicatie binnen het bedrijf - dus tussen collega's en leidinggevenden - noem je interne communicatie.

Communicatiemiddelen zijn middelen waarmee je in een organisatie met elkaar communiceert. Hoe je met elkaar communiceert heeft met verschillende factoren te maken. Maar je kunt je wel bedenken dat het belangrijk is om zakelijke dingen schriftelijk vast te leggen.

Vormen van schriftelijke communicatie

Schriftelijke communicatie kan gericht zijn aan één persoon, maar ook aan een groep mensen tegelijkertijd. Vormen: 
Intranet: een vorm van internet alleen bedoeld voor medewerkers binnen een organisatie.
Email: je kunt een email schrijven aan één persoon, maar ook aan een groep mensen tegelijkertijd.

Mededelingenbord: een fysiek of digitaal bord voor de medewerkers.
Brieven: personeelsbrieven, arbeidsovereenkomsten, juridisch
Folders, flyers of brochures: instructies en naslagwerken
Memo's: telefoon, afspraakverzoeken
Introductieboekje: nieuwe medewerkers

Verschil tussen interne en externe communicatie?

Wat is het verschil tussen interne en externe communicatie?

Interne communicatie is communicatie binnen een bedrijf, bijvoorbeeld onderling overleg tussen werknemers of vergaderingen. 

Externe communicatie is communicatie met de buitenwereld, bijvoorbeeld een reclamefolder of de website van een bedrijf.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Voordelen schriftelijke communicatie

• Je kunt nadenken over je woorden​
  
• Je kunt dingen teruglezen​
  
• Je kunt het bewaren en archiveren​
  
• Het kan dienen als bewijs van iets wat je bijvoorbeeld hebt afgesproken​
  
• Je kunt het naar meerdere mensen tegelijk sturen

Organisatieschema

Het personeel staat onderling veel in contact met elkaar. Normaal gesproken is er sprake van een hiërarchische relatie. D.w.z. sommige personeelsleden hoger in rang staan binnen de                                             organisatie. Dat kun je zien in een                                                                  organisatieschema, ook wel organogram                                                                   genoemd. De leidinggevende                                                                           staat  bovenaan.

Nadelen schriftelijke communicatie:

• Je kunt niet meteen reageren​
  
• Het verloopt niet spontaan​
  
• Je ziet de non-verbale communicatie niet

Communicatielijnen

Communicatie verloopt altijd via bepaalde lijnen. Deze lijnen liggen min of meer vast; je kunt een verdeling maken in:
Horizontale communicatie: communicatie tussen collega's op hetzelfde niveau.

Verticale communicatie: communicatie van boven naar beneden of andersom.
Diagonale communicatie:  communicatie die de organisatie doorkruist.

Formele communicatie: communicatie die langs de officiële kanalen loopt

Informele communicatie: privé gesprekken met je collega's, praatjes in de pauze of in de wandelgangen

Het schrijven van een e-mail

Schriftelijke communicatie binnen een bedrijf vindt bijna allemaal via de mail plaats. Dingen die je moet afvragen voor het schrijven van een mail:​

Doel: Waarom ga ik schrijven?​

De ontvanger: Aan wie ga ik schrijven?​

De inhoud: Wat ga ik schrijven?​

Het briefplan: Hoe ga ik schrijven?​

www.stichtingpraktijkleren.nl

Adressering e-mail: ​

Aan: de e-mail adressen voor wie de e mail bestemd is​

CC: de e-mail adressen die je wilt informeren over het bericht maar geen reactie verwacht.​

BCC: hetzelfde als de CC maar de e-mailadressen zijn niet zichtbaar voor de ontvanger

Standaard vragen voor de inhoud:

Met behulp van de onderstaande vragen maak je een briefplan:

• Over wie of waarover gaat het?​
  
• Waar gebeurt het?​
  
• Hoe gebeurt het?​
  
• Waarom gebeurt het?​
  
• Om hoeveel mensen gaat het? ​
  
• Wat kost het?​
  
• Wat is/zijn het gevolg/de gevolgen?​
  
• Wat zijn de voordelen/nadelen?​
  
• Wat is de eigen mening?​

Het schrijven van verslagen

Bij het schrijven van rapporten en verslagen is de voorbereiding erg belangrijk. Daarom moet je een plan maken voordat je begint. Je moet eerst vaststellen waarover je 

gaat schrijven. Dit is best een lastige klus 

want wat werk je uit en wat niet. Je moet de 

rode draad voor ogen hebben.

Indeling van verslag

Titelpagina​: wat schrijf je daar op?

Voorwoord​: wat schrijf je daar?

Inhoudsopgave​: automatisch (digitale vaardigheden)

Inleiding​: 
Hoofdstukken

Conclusie en bibliografie (indien van toepassing)

Bijlagen
Kijk altijd naar de gestelde vorm eisen, zo voorkom je extra (redigeer) werk!

Teksten redigeren

Met redigeren wordt bedoeld dat je een tekst verbetert voor wat betreft de taal en de leesbaarheid. Wanneer je gaat redigeren kun je het beste je tekst uitprinten, dat werkt wat gemakkelijker. Je let op taal en tikfouten. Maar ook bijvoorbeeld op de opbouw van de tekst, is de toonzetting correct en past deze bij de doelgroep​, worden er onnodige moeilijke woorden gebruikt?

De inhoud van de tekst is waar de tekst over gaat. Als de inhoud van de tekst klopt, dan komt je boodschap over. Als er fouten in de inhoud staan, dan komt de boodschap minder goed over. Bedenk maar eens wat het gevolg kan zijn, als er ook maar een huisnummer in een tekst fout genoteerd is… 

www.stichtingpraktijkleren.nl

www.stichtingpraktijkleren.nl

Lesdoelen

• Schriftelijke communicatie
• Communicatielijnen
• Het schrijven van een e-mail
• Het schrijven van notulen
• Teksten redigeren