Secretarieel - Hoofdstuk 1

• Economie & Ondernemen
• Economie en Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b, k
• Leerjaar 3,4

Economie & Ondernemen

Secretarieel les 1

Inloggen via http://www.lessonup.app

Wat gaan we deze periode doen?

Waar denk je aan bij secretarieel?

Wat doet een secretarieel medewerker?

• Ontvangt klanten en bezoekers;
• Ondersteunt collega's;
• Maakt afspraken;
• Zorgt voor de interne en externe post;
• Houdt agenda's bij;
• Archiveert documenten;
• Organiseert vergaderingen en reizen.

Wat doet een secretarieel medewerker?

Een secretarieel medewerker is dus ook ondersteunend en zorgt ervoor dat anderen hun werk goed uit kunnen voeren.

Dit noemen we ook wel dienstverlenend. Oftewel, dat je graag voor anderen werkt.

Een secretarieel medewerker is het visitekaartje van het bedrijf. Wat betekent dat volgens jou?

Ben jij dienstverlenend ingesteld? Leg uit waarom.

Leerdoelen

Dit hoofdstuk leer je:

1. Dat het werk van een secretarieel medewerker bestaat uit frontoffice en backoffice taken;
2. Welke secretariele beroepen er zijn;
3. Welke secretariele MBO-opleidingen je kunt volgen;
4. Welke eigenschappen en vaardigheden belangrijk zijn bij een secretarieel medewerker.

Frontoffice

Frontoffice taken zijn taken waarbij je direct in contact staat met de klanten, gasten en bezoekers. 

Voorbeelden zijn: 

• Telefoneren;
• E-mailen;
• Afhandelen van klachten;
• Ontvangst van bezoekers;
• Presenteren van het bedrijf;
• Verzorgen van rondleidingen.
  

Maken

Opdracht 1.02 van bladzijde 21 én 22.

Wat is de andere naam voor receptioniste?

Waar staat de afkorting ROA voor?

Leg uit wat men op de ROA voor soort werk doet.

Welke taken worden in dit filmpje genoemd of vertoond?

Welke eigenschappen voor het beroep receptioniste worden er aan het eind van het filmpje genoemd?

In het filmpje wat je net hebt bekeken, zegt de presentatrice "Hi" bij het begroeten van een bezoeker.

Hoe had ze beter de bezoeker kunnen begroeten?

In het filmpje wat je net hebt bekeken, zegt de presentatrice "Hé" bij het stellen van een vraag.
Hoe had ze beter de vraag kunnen beginnen?

In het filmpje wat je net hebt bekeken, zegt de presentatrice "Alsjeblieft" wanneer ze de bezoeker iets geeft.

Wat had ze beter kunnen zeggen?

Backoffice

Backoffice taken zijn taken waarbij je niet direct in contact staat met de klanten, gasten en bezoekers. Dit zijn vaak taken die je vanuit een kantoor uitvoert.

Voorbeelden zijn: 

• Organiseren van bijeenkomsten;
• Bijhouden van agenda's;
• Verzorgen van telefoongesprekken;
• Verzorgen van post;
• Maken van planningen;
• Boeken van zakenreizen.

Backoffice en Frontoffice

Bij secretariele werkzaamheden onderscheiden we dus back- en frontoffice. Ken jij de verschillen inmiddels?

Maken

Opdracht 1.03 van bladzijde 23 én 24.

Frontoffice

Backoffice

1.03

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1.03

Zoek op de site van het Summa college een opleiding die te maken heeft met secretarieel werk. Maak hiervan een printscreen en upload deze via LessonUp.

Bekijk de afbeelding aan de linkerzijde. Bol.com krijgt hier een vraag van een klant. Hoe zou jij als medewerker van Bol.com reageren op deze vraag? Typ hieronder jouw reactie.

Wat vind jij van de reactie van de webcare van Vodafone?

1. Leuk, een geintje moet kunnen!
2. Niet professioneel. Ik zou dat niet doen.

Maken

Opdracht 1.05b van bladzijde 26.

Vul hier je antwoord in op vraag 1.05b.

00:25

Welke taak noemt de secretaresse niet op?

1. Brieven schrijven
2. Telefoon opnemen
3. Koffie inschenken
4. Notuleren

00:38

Welke vier eigenschappen worden er benoemd?

00:52

Wat wordt bedoeld met: "De secretaresse is de ogen en oren van het bedrijf"?

Dit betekent dat de secretaresse...

1. alle signalen van bezoekers en collega’s moet opvangen.
2. alle signalen van collega’s moet opvangen.
3. de eerste persoon is die bezoekers tegenkomen.
4. alle signalen van bezoekers moet opvangen.

01:35

Wat vind je van de manier waarop de secretaresse met de bezoeker omgaat?

Lees de omschrijving van de onderstaande opleiding van het Summa College:

Jouw studie: Office assistant (bbl) 

Als office assistant ben je de spil van het bedrijf. Jij bent het communicatieknooppunt: je onderhoudt contact met directeuren, managers en afdelingshoofden, maar ook met klanten en zakelijke relaties. Om niet verstrikt te raken, is het belangrijk dat je het overzicht bewaart en je werkzaamheden goed organiseert. 

Taal is jouw tool. Je communiceert de hele dag, zowel schriftelijk via brieven en e-mails als mondeling aan de telefoon en met mensen aan de balie. Een office assistant is op taalgebied dan ook goed ontwikkeld. Op school werk je aan je Nederlands, Engels en Duits.  

Als office assistant organiseer je vergaderingen, je notuleert en verzorgt correspondentie, archief en agenda’s van bijvoorbeeld de leidinggevende of directeur. Je hebt maar één kans voor een eerste indruk. Dit is ook zo voor bedrijven. Als jij bezoekers ontvangt, ben je vriendelijk en maak je het hen gemakkelijk. Op school leer je alle vaardigheden om een organisatie perfect van dienst te kunnen zijn.

Zou de opleiding "Office assistant" bij jou passen?

1. Ja
2. Nee

Eigenschappen en vaardigheden

Je bent communicatief vaardig als je goed kunt communiceren, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit houdt in in dat je goed kunt luisteren, maar ook goed kunt reageren. Je voelt dus goed aan wat je wel en en wat je niet kunt zeggen of schrijven.

Eigenschappen en vaardigheden

Je moet ook tegen spanning kunnen, ermee om kunnen gaan. Dit noemen we stressbestendig zijn.

Dit kun je leren door goed te plannen en door aan te geven als er te veel werk op je afkomt. Wat belangrijk is doe je eerst,

Soms wordt er veel van je verwacht. Geef duidelijk aan wat je wel en niet kunt en blijf rustig. Door gestrest te raken bereik je niets.

Voel jij je soms gestrest?

1. Ja
2. Nee

Maken

Opdracht 1.09 van bladzijde 31 én 32.

Wat is stress volgens jou?

Wanneer wordt stress volgens jou een probleem?

Noem vier gevolgen van aanhoudende stress.

1. Oververmoeidheid; 
2. Hoofdpijn;
3. Kans op infecties;
4. Een kort lontje.

Eigenschappen en vaardigheden

Als secretarieel medewerker moet je vaak snel wisselen van taak. Je moet dan flexibel zijn. Dat betekent dat je je makkelijk aanpast als een situatie verandert.

Sommige bedrijven verwachten dat je langer doorwerkt als je het werk niet af krijgt vanwege drukte. Ook daarin moet je flexibel zijn.

Eigenschappen en vaardigheden

Samenwerken is een belangrijke eigenschap die die een secretarieel medewerker dient te bezitten. Je moet met allerlei collega's kunnen samenwerken.

Eigenschappen en vaardigheden

Ook moet je netjes kunnen werken. Dit betekent dat je:

• Foutloos een brief kan schrijven;
• Alles netjes kan opbergen;
• Goed kan plannen;
• Op tijd dingen doorgeeft;
• Op tijd je werk afhebt.
  

Eigenschappen en vaardigheden

Tenslotte moet je representatief zijn. Dit betekent dat je met je uiterlijk en houding het bedrijf goed vertegenwoordigd. Je kleding, uitstraling, make-up en houding moet zo goed mogelijk bij het bedrijf passen.

Vind je de persoon op de foto representatief?

1. Ja
2. Nee

Vind je de persoon op de foto representatief als ze zou werken in een tattoo-shop?

1. Ja
2. Nee