H6 | secretariële ondersteuning

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo b, k
• Leerjaar 4

H6 Secretariële ondersteuning

Wat ga je leren?

• Kopiëren en scannen
• Wat lamineren is
• Drukwerk en mailing
• Data beheren

Kopiëren en scannen

Gekopieerde documenten --> papieren archief

Gescande documenten --> elektronisch archief

Kopiëren en scannen

Kopiëren = het maken van een duplicaat

Wat kun je allemaal met een kopieerapparaat?

• Enkelzijdig bedrukken
• Dubbelzijdig bedrukken
• Nieten
• Sorteren
• Stansgaten maken
• Kopie vergroten/ verkleinen
• Papier bijvullen
• Eenvoudig storingen verhelpen

Met kopiëren zorg je voor duplicaten van een gedrukt origineel. Collega’s geven hun kopieeropdracht aan je door op een speciale bon. Je kunt gedrukte originelen, naast kopiëren, ook scannen. Dit betekent dat je ze digitaal maakt. Zo kun je de documenten bewerken, per e-mail versturen of in het elektronische archief bewaren.

Lamineren

Lijsten en overzichten die je vaak 

gebruikt kun je het beste lamineren. 

Lamineren betekent het aanbrengen 

van een doorzichtige plastic folie door middel 

van warme lijm.

Drukwerk en mailing

Mailing is een brief die naar veel verschillende mensen verstuurd wordt. Drukwerk is een woord voor papier dat bedrukt is, bijvoorbeeld een verslag van een vergadering of brieven om te versturen.

Op het secretariaat moet je ook data beheren:

= Dit houdt in dat je allerlei gegevens op de computer bijhoudt. Hierbij moet je denken aan:

• personeelsgegevens
  
• verlofregistratie
  
• ziekteregistratie
  
• urenregistratie
  
• relatiebestand (relatiebeheer)
• inventaris (Alle grote voorwerpen en goederen in het bedrijf)

Persoonsgegevens

• naam en voorletters
  
• adres
  
• telefoonnummer
  
• geboortedatum
  
• geslacht
  
• burgerlijke staat (gehuwd, ongehuwd)
  
• ziektekostenverzekeraar
  
• kopie van het identiteitsbewijs (bijvoorbeeld paspoort)
  
• nationaliteit
  
• datum dat de medewerker bij het bedrijf begonnen is
  
• naam partner

Persoonsgegevens

• gegevens over kinderen
  
• rekeningnummer (IBAN)
  
• burgerservicenummer (BSN)
  
• gevolgde opleiding(en)
  
• loopbaangegevens: vorige werkgever(s) en functie(s), huidige functie
  
• sollicitatiebrief (+ cv) en/of sollicitatieformulier
  
• aanstellingsbrief
  
• arbeidsovereenkomst
  
• medische verklaring of verklaring van goed gedrag, indien van toepassing
  
• persoonlijke gegevens van ouders of wettelijke verzorgers, als de medewerker minderjarig is.

Verlofregistratie

In de verlofregistratie worden de:

• vakantiedagen, 
• adv-dagen (arbeidsduurverkorting) 
• Overige verlofdagen van de werknemers bijhouden

De volgende gegevens worden geregistreerd:

• totale aantal vrije dagen
  
• begin- en einddatum verlofperiodes
  
• soort verlof (vakantiedagen, adv-dagen of buitengewoon verlof, zoals dat bij huwelijk, geboorte en begrafenis).

Ziekteverzuim

Via de ziekteregistratie wordt het ziekteverzuim

van de personeelsleden bijgehouden. 

Dit zijn de dagen dat iemand ziek is en 

niet kan komen werken. Daarbij gaat het 

met name om de begin- en einddatum van 

het ziekteverzuim.

Urenregistratie

Sommige bedrijven houden een urenregistratie bij. Dit betekent dat per uur wordt geregistreerd wie er gewerkt heeft en wat diegene gedaan heeft. Hiervoor kun je urenregistratieformulieren gebruiken. Dit gebeurt bijvoorbeeld als de medewerkers per uur betaald krijgen. Jij of de medewerker zelf houdt precies bij welke uren hij heeft gewerkt.

Relatiebestand

In een relatiebestand houd je alle gegevens bij van mensen met wie het bedrijf te maken heeft: je relaties. Dit zijn bijvoorbeeld klanten en leveranciers. Je gebruikt het relatiebestand om met klanten te communiceren of bestellingen te plaatsen bij een leverancier.

Je kunt hierbij denken aan:

• NAW-gegevens (NAW = naam, adres en woonplaats)
  
• telefoon- en faxnummers
  
• e-mailadressen
  
• diverse aantekeningen/opmerkingen.

Inventarisatielijst