Hoofdstuk 1 - Organisatie en planning

• Leidinggeven
• MBO
• Beroepsopleiding
• Studiejaar 1

Hoofdstuk 1

Organisatie en planning

De manier waarop een bedrijf is georganiseerd kan erg verschillen. Op elke wijze kunnen bedrijven van elkaar verschillen?

Uit welke elementen bestaat meestal een organisatiecultuur?

1. Normen en waarden, rituelen & uitingen
2. Uitingen, bewijsdrang & respect
3. Respect, rituelen & normen en waarden
4. Overtuigingen, respect & bewijsdrang

1.1 Organisatiecultuur

• Normen en waarden: Norm = een gedragsregel / waarden = opvatting over wat wenselijk gedrag is.

• Rituelen: bedrijfsactiviteiten die de cultuur van het bedrijf bevestigen en stimuleren (vb. personeelsfeest/borrel)

• Uitingen: Werkkleding (communicatie van de organisatie naar de buitenwereld) , de manier waarop medewerkers op de hoogte worden gehouden (communicatie intern)

• Familiecultuur
  

Veel flexibiliteit en vrijheid

Bedrijf is intern gericht

• Hierachiecultuur
  Stabiel en beheersbaarheid
  Werk wordt gedaan volgens vaste regels en procedures met een duidelijke hierachie in het bedrijf

• Adhocratiecultuur
  Veel flexibiliteit en vrijheid
  Bedrijf is extern(markt) gericht

• Marktcultuur
  Gericht op stabiliteit en beheersbaarheid 
  Bedrijf extern (markt) gericht 

• Rolcultuur: medewerkers houden zich aan afspraken en regels. Medewerkers zijn minder flexibel en creatief. Veelal zijn dit hierachische organisaties en het is daarbij belangrijk om de regels te volgen (vb. belastingdienst)

• Taakcultuur: In deze cultuur gaat het om prestaties. Prestaties zijn belangrijker dan regels. Medewerkers worden verantwoordelijk gemaakt voor het realiseren van doelen. (vb. Callcenter)

• Persooncultuur: Individuele vaardigheden en kwaliteiten medewerker staat centraal. Veel aandacht voor ontwikkeling van medewerkers. Werkzaamheden worden verdeeld op basis van voorkeuren en wensen.

• Machtscultuur: Gevochten om de topfuncties. Zie je veelal terug bij startende organisaties.

Welke organisatiecultuur heeft jouw stagebedrijf?

1.2 Managementlagen

Als leidinggevende is het belangrijk dat je doelstellingen hebt of stelt voor je team of afdeling. Je doelstellingen bepaal je aan de hand van de strategie en het beleid van het bedrijf. 

Er zijn drie managementlagen die elk hun eigen taak hebben. Welke 3 zijn dat?

Managementniveau	Taken	Tijdpad
Strategisch	Strategie bepalen Beleid vaststellen	Lange termijn Drie tot vijf jaar
Tactisch	Strategie vertalen naar de werkvloer Beleid vertalen naar de werkvloer Doelstellingen formuleren	Middellange termijn Eén tot drie jaar
Operationeel	Uitvoeren van beleid Uitvoeren taken om doelen te halen	Korte termijn nul tot één jaar

Op welk managementniveau wordt de werkplanning gemaakt bij jouw stage?

1.3 Doelen

Doelstellingen worden vaak te vaag omschreven. Om ervoor te zorgen dat een doelstelling duidelijk is, moet deze aan de SMART eisen voldoen.

Waar staat de afkorting S-M-A-R-T voor?

Formuleer een SMART doelstelling voor huidig schooljaar

1.4 PDCA-cyclus

De PDCA-cyclus is een methode waarmee je activiteiten plant, controleert en bijstuurt als leidinggevende op basis van het beoogde resultaat

Een afdeling functioneert niet goed. Je maakt nieuwe afspraken met de teamleden. In welke fase van de PDCA-cyclus gebeurt dit?

1. PLAN
2. DO
3. CHECK
4. ACT

1.5 Personeelsplan & 1.6 Personeelsbehoefte 

• Basisinformatie voor personeelsplan:

De vraag naar werk en het aanbod van werk. 

• Vanuit de basisinformatie probeer je een ''Fit'' te maken (passend). Oftewel de vraag of aanbod aanpassen als zij niet in balans zijn. 

Opleiding leidinggeven lijkt komend schooljaar te groeien met 30 studenten. Hoe zou jij een 'Fit' maken in je personeelsplan?

1. Extra docent(en) aannemen
2. De extra 30 studenten weigeren
3. Docenten ontslaan
4. 2 van de 3 antwoorden zijn goed

Personeelsbehoefte

De vraag naar personeel in het personeelsplan noem je personeelsbehoefte. 

De behoefte aan personeel bepaal je door te kijken naar de groei of daling van de vraag naar werk.

1.7 Kengetallen

Om opzoek te gaan naar de balans tussen de kosten en de kwaliteit van je personeelsbezetting gebruik je kengetallen. Hier maak je gebruik van bij het maken van een werkplanning.

Als je bijvoorbeeld alleen maar ervaren medewerkers inplant, dan heb je waarschijnlijk voldoende kwaliteit op de werkvloer. Maar waarscijnlijk maak je dan ook veel kosten. 

Kengetal Arbeidsproductiviteit:
omzet per fte

• De omzet per medewerker per tijdseenheid. 
  
• 1,0 fte = 1 fulltime medewerker 
• Je gaat dus uit van de werknemers die op de loonlijst staan. 
  Als je 3 werknemers voor ieder 40% op de loonlijst hebt staan, tellen deze voor 1,2 fte. 3x40 = 120%

Kengetal Omzet per werkzaam persoon

• De omzet per werkende op de loonlijst.
• Het betreft de totale omzet, afgezet tegen het totaal aantal werkzame personen (ongeacht parttime of fulltime werkers).
• Dit kengetal geeft alleen aan hoeveel medewerkers mee hebben gewerkt aan het binnenhalen van de omzet. 

Kengetal Omzet per gewerkt uur (OPWU)

• Belangrijkste kengetal voor het maken en bijsturen van planningen.
• Hierbij gaat het om werkelijk aantal gewerkte uren.

1.8 Werkplanning

• Werkplanning noem je ook wel een personeelsbezettingsplan.
• Kortetermijnplanning waarin staat welke medewerkers op welk  moment en op welke plek activiteiten moeten uitvoeren

Juiste keuzes werkplanning

Bijv.

• Doelstelling 
• Kwaliteitsniveau medewerkers
• Budget
• Tijd